Модели организации как объекта управления. Внутренняя и внешняя среда фирмы.

Модели организации как объекта управления: закрытая система. Теоретической базой модели "механистической конструкции" организации являются положения школы научного управления.

Предприятие - это механизм, представляющий комбинацию основных производственных факторов: средств производства, рабочей силы, сырья и материалов. Его целями чаще всего являются максимизация прибыли, рентабельности, капитальных вложений, общего оборота капитала. Для их достижения при минимальных затратах ресурсов необходимо оптимально использовать все виды ресурсов.

Поэтому менеджмент организации должен быть ориентирован на оперативное управление, с помощью которого оптимизируется структура факторов производства и всего производственного процесса.

Оценка эффективности функционирования организации производится по экономическому показателю, определяемому как отношение выпущенной продукции к затраченным ресурсам. Механистическая модель позволяет установить технико-экономические связи и зависимости между различными факторами производства, что составляет ее сильную сторону. Но в модели недостаточно учитывается роль человеческого фактора в эффективной работе организации.

Разработки модели производились представителями школы человеческих отношений и поведенческих наук. Модель строится исходя из главного положения о том, что важнейшим фактором производительностина предприятияявляется человек. Отсюда возникли такие элементы модели, как внимание к работающим, их мотивация, коммуникации, участие в принятии решений.

Моделируется система поддержания человеческих отношений внутри организации. Предпочтение отдается демократическому стилю управления, обеспечивающему наиболее полное раскрытие способностей работающих за счет их вовлеченности в процесс разработки управленческих решений.

Главные задачи менеджеров заключаются в организации и управлении персоналом.

Организацияобеспечивает соответствующие структуры, регулирует отношения между работавшими, координирует процессы, необходимые для выполнения поставленных задач.

Управлениеподразумевает личное и конкретное воздействие на сотрудников, необходимое для своевременного принятия решений и успешной реализации намеченных планов.

В качестве критерия успешности работы по данной модели принимается повышение эффективности организации за счет совершенствования еечеловеческих ресурсов. Внимание концентрируется только на одном внутреннем факторе, все остальные факторы подчинены ему во внешней(из которой она получает все виды ресурсов), во внутренней(сильные и слабые стороны которой создают предпосылки для преобразования ресурсов в продукцию и услуги). В данной модели главным направлением деятельности менеджеров становится стратегическоеуправление.

Модель утверждает единство системной многоплановости и сложности внешней среды. Эффективность организации при этом оценивается как системная целесообразность, учитывающая ее способности к саморегулированию и самоорганизации, а также к достижению целей поставщиками, интересы которых также удовлетворяются продукцией других предприятий.

Цели предприятиятрактуются с позиций удовлетворения запросов связанных с ним групп (потребителей, поставщиков, инвесторов, общества в целом).

Основу модели составляет теоретическая концепция заинтересованных групп, в соответствии с которой организации должны принимать во внимание разные интересы партнеров. Подход означает принятие стратегии ограниченной оптимизации, при которой достижение какой-либо одной цели лимитируется требованием выполнять другие. Это приводит к необходимости соблюдения баланса между такими разными по значению целями, как объем продаж, прибыль, интересы персонала и местных органов власти, зашита окружающей среды.

Главными функциями менеджмента становятся достижение:

1. высокой производительности и эффективности путем укрепления духа сотрудничества и вовлеченности работников в дела организации,

2. постоянного балансирования интересов основных групп вовлеченных в дела организации лиц, необходимого для укрепления позиций предприятий в обществе.

Определение эффективности базируется на выборе ценностей и определении политической ориентации организации.

Поэтому наряду с использованием критериев социально-экономической эффективности работа организации оценивается и по таким, направлениям, как

политика увязки собственных интересов с интересами партнеров по бизнесу, а

также соответствие социально-культурной политики нормам и ценностям общества.

Внешняя среда фирмы: характеристика, основные элементы.Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру,чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей.

Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Анализ внутренней средыпроводят по следующим направлениям:

• производство: объем, структура, темпы производства; номенклатура продукции предприятия; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования, система контроля запасов; наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности, техническая эффективность мощностей; местонахождение производства и наличие инфраструктуры; экология производства; контроль качества, издержки и качество технологии; патенты, торговые марки и т. п.;

• персонал: структура, потенциал, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, текучесть кадров, стоимость рабочей силы, интересы и потребности работников;

организация управления: организационная структура, система управления; уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства; фирменная культура; престиж и имидж фирмы; организация системы коммуникаций;

• маркетинг: товары, произведенные фирмой, доля на рынке; возможность собирать необходимую информацию о рынках; каналы распределения и сбыта; маркетинговый бюджет и его исполнение; маркетинговые планы и программы; нововведения; имидж, репутация и качество товаров; стимулирование сбыта, реклама, ценообразование;

• финансы и учет: финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам); собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.

Внешняя среда фирмы: характеристика, основные элементы.В настоящее время менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организаций, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей.

Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы поставщиков, акционеров, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, профсоюзы, потребителей и конкурентов.

Под средой косвенного воздействияпонимают факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании. Речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Вопрос 2. Миссия, цель и задачи организации.

Миссия организации: сущность, содержание.Формулирование целевой функции начинается с установления миссиипредприятия, выражающей философию и смысл его существования.

В ней обычно детализируется статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявления и намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации. Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы. В целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными.

Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, хотя прибыль- определяющий фактор в функционировании предприятия.

Прибылькак миссия существенно ограничивает спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития, может привести к неэффективной работе. Миссияформулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей организации.

Существует множество подходов к определению миссии и к ее содержанию.

Центральным моментом миссииявляется ответ на вопрос какова главная цель организации?

На первом месте, как правило, стоят интересы, ожидания и ценности потребителей, ориентированные на перспективу. В качестве примера можно привести формулировку миссии компании "Форд": предоставление людям дешевого транспорта.

Выделяют подход, в центре внимания которого находится качество-понятие, которое раскрывается с разных сторон, давая представление о компании, ее продукции, стиле руководства и менеджмента, характере работы.

Вот примерная формулировка такой миссии:

• достижение высокого мастерства во всех сферах - в целях, продукции, услугах, людях и стиле жизни;

• цель - стать высокотехнологичной компанией;

• качество - неотъемлемая часть продукции, рабочего окружения и людей;

• профессиональный менеджмент, полное доверие к людям, поддержка

• творчества, обоснованного риска;

• принятие управленческих решений менеджерами всех уровней при
четко определенных полномочиях и ответственности;

• честность и открытость, работа в единой команде;

• мы хотим, чтобы люди имели возможность сказать, что наша компания
превосходное место для работы, что она поддерживает и признает индивидуальные достижения.

Цели и задачи в системе современного менеджмента. Цель - это

конечное состояние, желаемый результат, которого стремится добиться любая организация.

Поставленные менеджментом цели фирмы используют для установления стандартов для оценки эффективности организации, дают общий ориентир для деятельности. Целью может быть либо приобретение, либо сохранение определенных факторов.

Цели всегда основаны на гипотезах развития в будущем, поэтому их обоснованность зависит от точности этих гипотез. Чем более отдаленный период рассматривается, тем выше неопределенность будущего, тем в более общей форме должны ставиться цели.

Цели обладают рядом характеристик:

конкретные и измеримые цели.Выражая цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы. Также будет легче определить, насколько хорошо работает организация в направлении осуществления целей;

ориентация целей во времени.В первую очередь формулируют долгосрочные цели, затем вырабатываются средне- и краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных;

достижимые цели. Цели устанавливают так, чтобы они не превышали возможности организации;

взаимно поддерживающие цели.Действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других.

Понятие "задача"отличается от понятия "цель" следующим образом:

- задачи- это цели, достижение которых желательно к определенному моменту времени в пределах периода, па который рассчитано управленческое решение.

Задача указывает на непосредственные цели организации, поддающиеся количественной характеристике.

Задачу часто определяют как предписанную работу, серию работ, которая должна быть выполнена в оговоренные сроки. С технической точки зрения,задачи предписываются не работнику, а его должности. Каждаядолжность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации делятся на три категории.

1. Это работа с людьми (например, задача мастера),

2. Это работа с предметами (например, задача рабочего в цехе),

3. Это работа с информацией (например, задача казначея).

Цели организации: типология, предъявляемые требования. К целям организации предъявляют следующие требования:

1. необходимость выведения целей из следующих вопросов:

В чем состоит наш бизнес? Чем он будет? Чем он должен быть? Цели не должны быть абстрактными;

2. операциоиалыюсть целей. Цели должны преобразоваться в конкретные
задачи, рабочие задания. Они должны быть пригодными в качестве базиса и мотивации для исполнения;

3. нацеленность на концентрацию ресурсов и устий. Среди многочисленных целей необходимо выбирать фундаментальные с тем, чтобы сосредоточить для их выполнения имеющиеся ресурсы;

4. множественность целей, Организации призваны решать большое количестве проблем. Следовательно, целью может быть не только получение прибыли, но и накопление средств, необходимых для продолжения деятельности организации, предоставление возможности сотрудникам реализовать себя, достижение передовых позиций на рынке;

4. формулирование целей во всех областях, от которых зависит выживание организации. Как правило, эти области одни и те же для

всех организаций (производство, маркетинг, финансы, инновации, персонал, менеджмент). Цели же в этих областях зависят от конкретной стратегии.

• В области инновацийприоритетными целями может быть завоевание передовых позиций по производству новых видов продукции.

•В области маркетинга- выход на первое место по продаже определенного товара, создание определенного имиджа у товара.

• В сфере производства - достижение наивысшей производительности труда, повышение эффективности.

• В финансовой сфере- сохранение и поддержание на необходимом уровне всех видов финансовых ресурсов, их рациональное использование.

•В управлении персоналом- обеспечение условий, необходимых для развития творческого потенциала работников, повышения уровня заинтересованности и удовлетворенности рабочих.

•В области менеджмента- определить критические области управленческого воздействия.

Все многообразие целей, которые организация преследует в своей деятельности, может быть типизировано по следующим критериям:

• Период установления: стратегические, тактические, оперативные;

• содержание: экономические, социальные, организационные, политические, научные;

• сфера действия: маркетинговые, производственные, инновационные, финансовые, кадровые, административные;

• среда: внутренние, внешние;

• приоритетность: особо приоритетные, приоритетные, прочие; измеримость: количественные, качественные;

• повторяемость: постоянные, разовые;

• иерархия: цели организации, структурных подразделений;

• стадия жизненного цикла: проектирование и создание объекта, рост, зрелость, завершение.

Количество и разнообразие целей и задач менеджмента требует системного подхода к определению их состава, В качестве удобного и апробированного на практике инструмента можно использовать модель в виде дерева целей.

Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели

· общая цель должка содержать описание конечного результата;

· при развертывании обшей цели в иерархическую структуру исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения целей предыдущего уровня;

· при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, а не способы их получения;

· подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимыми друг из друга;

· фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом в установленные сроки.

Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от организационной структуры.

Важным моментом целеполагаиия является моделирование не только иерархии целей, но и их динамики в аспекте развития за определенный период времени. При разработке перспективных планов предприятия используется динамическая модель.

Вопрос 3. Концепция управления по целям и методологические подходы в современном менеджменте:

Концепция управления по целям: общая характеристика. Менеджмент как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией. Поэтому руководители на всех уровнях управления должны иметь четкие цели в рамках возложенных на них обязанностей.

Соответствующую целевую ориентацию работы своего подразделения менеджер должен обеспечивать в течение планового периода времени.

Цели и задачи менеджмента доводятся и согласуются с менеджерами всех уровней, которые направляют свои усилия, ресурсы и энергию на их достижение.

Процесс менеджмента по целям состоит из четырех этапов:

• определяется круг полномочий и обязанностей менеджеров всех уровней;

• осуществляется разработка и согласование целей и задач управления в рамках установленных обязанностей;

• составляются реальные планы достижения поставленных целей;

• производится контроль, измерение, оценка работы и полученных каждым менеджером показателей и по каналам обратной связи – корректировка заданий, что может потребовать нового согласования целей.

Концепция управления по целям имеет ряд достоинств:

• повышение эффективности работы за счет того, что каждый руководитель имеет четкое представление как о своих целях, так и о целях организации;

•усиление мотивации к работе в результате непосредственного участия всех руководителей в установлении и согласовании целей;

• возможность продвижения к конечному результату малыми шагами, так как планами сформулирован конкретный результат и установлены временные рамки;

•улучшение взаимоотношений между руководителями и подчиненными, совершенствование систем контроля и оценки работы каждого члена организации.

За время использования системы выявились некоторые ограничения ее эффективного применения:

• система не приносит успеха на плохо организованном и плохо управляемом предприятии, где принято за правило "спускать" цели сверху, не привлекая к их согласованию руководителей других уровней;

• систему трудно использовать, если отсутствует личная мотивация и необходимая для управления информация, а также при неудовлетворительной организации контроля;

• внимание руководителей концентрируется на достижении текущих и краткосрочных результатов, нередко в ущерб долгосрочным целям;

•при отсутствии соответствующих условий использование концепции может подавлять творчество и инициативу.

Методологические подходы в современном менеджменте: системно-комплексный и программно-целевой подходы.

Объективной основой системно-комплексного подходаявляется принцип научной обоснованности и эффективности управления.

Содержание подхода составляют такие черты, как объективность, конкретность, полнота охвата исследуемых явлений, учет детерминизма.

Сущность раскрывается в требовании общей теории систем: каждый объект должен рассматриваться как некоторая сложная система и как элемент системы более сложной.

Существует несколько аспектов подхода к анализу какого-либо органического единства (системы):

· элементный - выявление элементов, входящих в состав системы;

· структурный - выявление внутренних связей и зависимостей между элементами системы;

· функциональный - выявление функций для выполнения которых существует исследуемый объект;

· коммуникативный - выявление внешних связей данного объекта с другими;

· интегратжиый, раскрывающий источники, факторы сохранения, совершенствования и развития системы;

· исторический, позволяющий выявить условия возникновения системы, пройденные этапы, возможные перспективы роста;

· целевой - научное определение целей развития системы;

· ресурсный - выявление объема и структуры ресурсов, требуемых для
решения конкретной проблемы.

Программно-целевой (или системно-программный) подход тесно связан с системно-комплексным. Его часто рассматривают как приложение комплексного к решению отдельных проблем.

Программный подход представляет собой строгое единство целевой ориентации, комплексности намечаемых мероприятий, адресности заданий, их обязательности, определенности сроков осуществления мероприятий, указаний основных источников ресурсов. Реализуется в процессе программирования, используется для составления целевых комплексных программ.

Подход требует:1)четкого определения проблемы; 2) однозначного формулирования цели; 3) обеспечения всесторонней комплексной увязки сроков и ресурсов, 4) необходимых для достижения поставленной цели.

В процессе реализации программно-комплексного подхода необходимо обеспечить:

· научное определение целей; •разработку вариантов достижения целей;

· определение объема и структуры ресурсов, требуемых для реализации поставленной цели;

· разработку модели функционирования системы, показывающей, в каких сочетаниях могут быть использованы реально существующие и возникающие в будущем ресурсы;

· отыскание критерия для выбора из нескольких альтернатив базисного решения.