Информационная поддержка мероприятия.

Безусловно, ваша аудитория должна узнавать о событии заранее. В зависимости от формата и масштабности мероприятия и характеристик аудитории для мероприятий местного значения достаточным является период от месяца до двух недель. Исключения бывают, но они редки. Чем более масштабным является ваше мероприятие, чем больших временных и финансовых затрат требует участие в нем, тем раньше должно начаться оповещение.

Способы оповещения зависят от формата мероприятия и предполагаемой аудитории. Это может быть директ-маркетинг — если речь идет о мероприятиях корпоративного формата и круг приглашаемых лиц известен заранее и ограничен, либо реклама в СМИ, если мероприятие носит открытый и массовый характер. Для массовых мероприятий эффективными будут наружная реклама и лефлетинг (раздача информационных листовок). В случае с аудиторией моложе 35 лет уместно использовать Интернет.

В любом случае при подборе арсенала информационных средств надо учитывать не только целевую аудиторию события, но и характер самого мероприятия, уместность информации о нем в рамках того или иного информационного ресурса.

Вторая волна информации о вашем мероприятии должна быть запущена после его проведения. Это так называемые «пост-выходы» информации в СМИ и Интернете. В случае мелких мероприятий и мероприятий, рассчитанных на ограниченный круг людей, без этого можно обойтись, но не стоит забывать о том, что любое упоминание мероприятия в СМИ в формате новостей — повышает статус события, придает ему значимость, как в глазах участников, так и в глазах остальной публики. К тому же, это лишний способ напомнить потребителям о вашей марке и ее позиционировании. Поэтому, если есть возможность раздуть мероприятие в некий информационный повод, не стоит от него отказываться. Сколько людей побывают на вашем мероприятии? А сколько узнают о нем из новостей? К теме «мероприятие — информация о нем» мы еще вернемся в конце нашей статьи.

Для того чтобы легче было ориентироваться в форматах мероприятий и их маркетинговых возможностях, мы обозначим основные из них и кратко опишем их особенности.

Открытие

Само название формата говорит о том, что в этом случае мы имеем отчетливый и не придуманный информационный повод: открытие чего-либо. Открывать с шумом и помпой можно что угодно: от нового бутика до нового завода. Безусловно, шум и помпа будут при этом носить различный характер и масштаб.

Это самый популярный формат мероприятий, но при кажущейся простоте («что там разрабатывать? Поставим пару артистов, разыграем что-нибудь — и всех дел»), именно мероприятия такого плана сложнее всего сделать удачными и запоминающимися. Отчасти дело в банальности информационного повода, отчасти — в том, что над концепцией подобных мероприятий, зачастую, толком не задумываются. Пошумели, ленточку разрезали — и ладно.

Основная задача открытия, как правило, — привлечь как можно больше внимания целевой аудитории к появлению на рынке открываемого объекта. Для этой цели хороши если не все, то многие средства. При этом презентация самого объекта происходит отчасти естественным путем — посещением его гостями. Поэтому на первое место при планировании открытия выходят как раз элементы шоу, способные привлечь аудиторию на мероприятие и, соответственно, склонить ее к посещению объекта.

Планируя мероприятие в формате открытия, подойдите тщательно к определению продолжительности мероприятия и формированию развлекательной программы. Именно здесь чаще всего допускаются ошибки. Мероприятие не должно быть затянутым, чтобы зрители не начали расходиться, не вкусив кульминации, но и не должно быть слишком коротким, чтобы у посетителей не возникло неудовлетворенности от того, что они потратили свое время на такое, в общем, скромное представление. Программа должна быть идеологически увязана с поводом хотя бы на 30%.

Пресс-конференция-встреча представителей прессы в представителями организаторов, для предоставления фактографической информации из первых рук, с возможностью проверки сведений, уточнения.

Необходимо учитывать при проведении пресс-конференции:

· Место (статус, техническое оснащение, удобство)

· Содержание (профессиональная заинтересованность в мероприятии)

· Визуальная сторона (логотипы и другая информация, а не только говорящие головы)

· Время (не должно быть совпадений с другими событиями, выход газеты.)

· Фуршет.

· Необходимо изготовить медиа-кит (пресс-релиз, биографии официальных лиц-участников, копии речей, буклет компании или спонсоров события, слайды, схемы, статистику, фото)

· Должны быть таблички-указатели, бейджи.

· Подарки на прощание.

Презентация – это «пресс-конференция плюс….»

Отличается более неформальным стилем общения, больше времени отводится неофициальной части, приглашаются не только представители СМИ, но и потребители.

В основном — это мероприятия закрытого типа, хотя бывают и исключения. Презентация продукта: событие на 80% посвященное самому продукту. Поэтому основное ее время должно быть отведено именно ему. При разработке презентации позаботьтесь о максимальной иллюстративности и зрелищности всего того, о чем вы будете говорить, иначе ваша аудитория скиснет и заскучает. В тоже время уделять большую часть времени развлекательным элементам во время презентации неуместно. Цель мероприятия в этом случае — максимально заинтересовать потребителя представленным продуктом и дать ему полную и исчерпывающую информацию о нем. В этом вам могут помочь проекторы, флэш-презентации, демонстрационные видеофильмы и прочие технические средства, позволяющие обеспечить зрелищность процесса.

Открытая презентация должна быть тщательно продумана в плане оформления: мобильные стенды с хорошим дизайном, видеопанели помогут сделать ее яркой и динамичной.

При подготовке презентации необходимо позаботиться о том, чтобы гости унесли оттуда кроме впечатлений: фирменные папки с презентационными материалами, диски с электронными презентациями помогут вашим гостям в любой момент воскресить в памяти необходимую информацию о вашем продукте.

Выставки

С помощью правильно подготовленной выставки Вы можете:

· представить свою компанию;

· приобрести новых клиентов, укрепить связи с имеющимися;

· найти партнеров для развития бизнеса;

· провести исследование конкурентов;

Если Вы решили участвовать в выставке, постарайтесь получить от нее максимальный эффект. Для этого нужно качественно проработать каждый из следующих этапов:

1. Выбор формы участия в выставке.

2. Подготовка.

3. Составление сметы расходов.

4. Работа на выставке.

5. Работа после выставки (закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами).

Этап 1. Выбор формы участия в выставке Форму участия нужно выбирать в зависимости от Вашей стратегии, поставленных целей и возможностей компании. Например, можно остановиться на одной или нескольких из перечисленных ниже форм:

Полноценное участие (собственный стенд). Рекомендуется компаниям, которые являются лидерами своего рынка и не намерены терять эту позицию.

Заочное участие или кооперация с партнерами (размещение на стойках или раздача промоутерами материалов о Вашей компании). Такой способ участия лучше использовать на региональных или смежных выставках.

Спонсорство (совместные рекламные кампании, выпуск пригласительных и выставочных каталогов, организация деловых программ и т. д.);

Участие в деловой программе выставки: презентации, конференции, круглые столы, семинары, их можно проводить и организовывать, не имея собственного стенда.

Лучше выбрать несколько форм участия, в том числе и спонсорство: это позволит участвовать в выставке не только в период ее проведения.

Этап 2. Подготовка к выставке

В план подготовительных работ руководитель выставки должен включить следующие вопросы:

· подготовка стенда;

· подготовка раздаточных материалов;

· отбор и подготовка персонала;

· информирование клиентов и партнеров.

Подготовка рекламных и информационных материалов. Приступая к разработке материалов, прежде всего, определите, какие из них раздавать всем посетителям, а какие – лишь избранным в обмен на визитную карточку. Желательно, чтобы печатная продукция привлекала внимание интересными данными общего характера. Например, многие туристические компании распространяют карты городов, стран и т. п. с напечатанными на них своими контактными данными. Кроме того, для участия в выставке нужно подготовить сувенирную продукцию: ручки, календари, брелоки и т. п.

Подготовка персонала. В среднем оптимальный численный состав для работы на выставке – пять-шесть человек.

необходимо иметь двух-трех стендистов, двух сотрудников для принятия профессиональных решений и одного – для поддержания порядка, обслуживания техники и обеспечения материалами.

Информирование клиентов и партнеров. Информировать нужных компании людей следует не менее чем за месяц до начала выставки.

Этап 3. Составление сметы расходов

После решения организационно-подготовительных вопросов разрабатывается окончательная смета участия в выставке, которую в готовом виде должен предоставить руководитель мероприятия.

К основным статьям расходов можно отнести:

· регистрационный сбор;

· изготовление стенда;

· оплату выставочной площади и дополнительного оборудования (например, для демонстрации видеофильмов);

· изготовление рекламно-информационной и сувенирной продукции;

· зарплату наемного персонала.

Нередко возникают материальные проблемы, решение которых не предусмотрено ассигнованными средствами, поэтому необходимо заложить в бюджет мероприятия некоторую сумму на непредвиденные расходы.

Этап 4. Работа на выставке

Кроме основной цели (продвижения компании и ее продукта на рынке), немаловажные задачи в период работы на выставке – это поиск новых партнеров, исследование посетителей и конкурентов, взаимодействие с представителями СМИ.

Этап 5. Работа после выставки

Чтобы выставка стала действительно результативной, необходимо провести анализ собранной информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах и представителях СМИ, после чего закрепить отношения. Делать это нужно по горячим следам – в последующие две недели после выставки.