Управление договорной работой

Существование сложной системы договорных отношений в ус­ловиях рынка, необходимость рационального установления структуры хозяйственных связей ставят перед российской экономикой в целом и каждым хозяйствующим субъектом задачу совершенствования договорной работы, перевода ее на более высокий уровень, что настоятельно требует внедрения в практику функциональной подсистемы управления договорной работой.

Коллективом кафедры права Московского государственного университета коммерции (в настоящее время — Российский государственный торгово-экономический университет), разработана практическая модель управления договорной работой в торговле. Конкрет­ные рекомендации в этом направлении состоят в следующем:

- договорная работа должна рассматриваться в качестве наибо­лее значимого, важного участка деятельности любой торговой орга­низации;

- в каждой организации целесообразно предусмотреть создание структурных подразделений по управлению договорной работой, определить лиц, ответственных за ее проведение, четко разграни­чить их функции, разработать должностные инструкции о правах, обязанностях и ответственности конкретных работников;

- выработка условий договоров должна базироваться на анали­зе возможностей, потребностей и интересов основных структурных единиц и подразделений организации, на учете их запросов, требо­ваний к контрагентам;

- важен последовательный переход к практике долгосрочных договоров, поскольку они обладают более значительными возмож­ностями по сравнению с разовыми и краткосрочными договорами и отличаются от них не только сроком действия, но и наличием усло­вий взаимовыгодного сотрудничества. Долгосрочный договор, преж­де всего, создает условия для стабильности, а значит, и для уверен­ности в успехе хозяйственных связей между поставщиками и поку­пателями;

- важной задачей является наиболее эффективное использова­ние регулятивных возможностей каждого договора как универсаль­ного правового средства, позволяющего урегулировать весь ком­плекс вопросов, возникающих в отношении сторон, - от состав­ления и рассмотрения проектов договоров, урегулирования спорных вопросов и подписания договоров до обеспечения соблюдения до­говорных обязательств;

- в современных условиях работа предпринимателя требует овладения новыми знаниями, в частности, разработкой схем договорных связей достаточно сложных, многоуровневых, разветвленных. Специалистам коммерции приходится заниматься конструированием договорных схем, без которых невозможно решать серьезные хозяйственные проблемы. С этой целью, в частности, необходимо обеспечить правовое обучение работников, связанных с заключением и исполнением хозяйственных договоров;

- в настоящее время требуются компьютерные программы управления договорной работой. Выход на подобный уровень помог бы торговым организациям резко повысить устойчивость и надежность их деятельности. Это касается, прежде всего, учета выполнения всех видов хозяйственных договоров, перевода его на ПК.

Содержание договорной работой многообразно, в нее входят: составление и подписание проектов договоров; составление и рас­смотрение протоколов разногласий; защита интересов организаций в юрисдикционных органах при решении преддоговорных споров; учет и хранение договорной документации; контроль за исполнени­ем договорных обязательств; анализ и обобщение полученной ин­формации о ходе выполнения обязательств.

Четкая организация договорной работы предполагает рассмот­рение основных функций такой подсистемы. В наиболее общем виде функции любой управляющей системы сводятся к следующему алгоритму (предложенному основоположником менеджмента Г. Файолем):

анализ → прогнозирование и планирование → организа­ция →

→ координация и мотивация → распорядительство →

→ контроль исполнения.

Вместе с тем каждая управляющая система, в том чис­ле договорная работа, имеет свои конкретные объекты управления и конкретные задачи.

С учетом рассмотренных ранее хозяйственных связей и структу­ры договорных отношений состав подсистемы основных функций договорной работы может быть определен следующим образом:

- про­гнозирование, планирование договорной работы;

- сбор и анализ информации;

- подготовка и принятие управленческого решения о заключении договоров;

- организация, регулирование и координация управления договорной работой;

- постоянный контроль за исполне­нием договорных обязательств;

- организация учета, регистрации и хранения заключенных договоров.

Основной целью указанных функций подсистемы управления договорной рабо­той являются повышение ее эффективности. Для этого по всем видам и типам договоров необходимо использовать комплекс критериев эф­фективности договорной работы, суть которых можно свести к сле­дующему:

- своевременность заключения договоров;

- высокий про­фессионализм участников процесса заключения договоров;

- надлежащее исполнение договорных обязательств;

- обеспечение выполне­ния с их помощью реальных объемов производств, продаж, поставок, сбыта, снабжения и т.д.;

- удовлетворение потребностей органи­зации в транспорте, обслуживании;

- полное возмещение убытков, причиненных организации ее контрагентами;

- соблюдение принци­пов добропорядочности, верности слову, уважения сложившихся в условиях рынка традиций, правил деловой этики и т.д. [30]