Связь материального и информационного потока

1.Информационный поток – это объект информационной логистики.

Информационный поток — это совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между нею и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Организация информационных потоков – дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны – транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) - дорогостоящее дело.

Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, — капиталоемкий и длительный процесс.

Носители сообщений, составляющих информационные потоки:

• бумажные документы;

• электронные документы (магнитные носители);

устные:

• телефонные;

• речевые (общение без телефона).

Виды информационных потоков в зависимости от:

вида связываемых потоком систем:

• горизонтальный – один уровень управления (информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления, предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров);

• вертикальный – сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т. д.);

места прохождения:

• внешний (вне логистической системы) (информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит);

• внутренний (внутри логистической системы) (информационные потоки — сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы (предприятия, оптовой базы и др.). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние);

направления по отношению к логистической системе:

• входной (в логистиескую систему) (информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем);

• выходной (из логистической системы) (информационные потоки — сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем);

срочности:

• обычные;

• срочные (ставится соответствующая пометка "срочная");

• очень срочные — "молнии" (ставится соответствующая пометка "срочная", "молния" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

конфиденииалъности (секретности):

• обычные;

• содержащие коммерческую тайну (с грифом о секретности документа);

• содержащие государственную тайну (аналогично). Благодаря этому удается ограничить доступ к такого рода документам и предотвратить утечку важной информации;

значимости для информационных потоков почтовых сообщений:

• простые;

• заказные (принимаются с регистрацией, выдаются под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений);

• ценные (имеют цену компенсации в случае их утери, которую организации связи уплачивают подателю сообщения);

скорости передачи:

• традиционные (почтовые сообщения);

• быстрые (факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);

области охвата (в зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений):

• местные;

• иногородние;

• дальние;

• международные.

2.Информационный поток характеризуется такими показателями, как

• источник возникновения;

• направление движения потока;

• скорость передачи и приема;

• интенсивность потока и др.

Информационные потоки характеризуют с помощью следующих оценок:

• по источнику возникновения;

• направлению;

• объему;

• периодичности;

• порядку согласования;

• порядку утверждения;

• срокам действия;

• порядку хранения и др.

Источники возникновения сообщений могут быть различными — от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.

По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня — равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним — руководящим и нижним — подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.

Направление информационного потока трактуется и по-другому: как прямое и косвенное. Прямое направление партнеру (руководителю) или другому адресату — для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока – направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.

Есть и третий вариант определения понятия "направление информационного потока" — учет географического или территориального адресата его назначения: на Крайний Север, Дальний Восток, Украину и другие страны, либо область (край), город, населенный пункт назначения сообщения.

Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Один из них — учет размеров потока по числу: документов; листов в потоке; страниц в потоке; пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков.

Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. При нем объем потока определяют числом строк в документе — документо-строк или числом слов в сообщении — телеграммах.

Третий способ — учет числа знаков в сообщении — оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в магнитных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.

Периодичность информационных потоковхарактеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки — разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть ранее или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой. Такова, например, отчетность по движению материальных ресурсов.

Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Так, плановые сообщения на предприятиях согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается(подписывается) определенными лицами: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т. д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Таковы лицензии, квоты, право на место в транспортном средстве, некоторые уведомления о возможности заказа, праве на востребование похищенного груза и др. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия.

Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояния их движения к заданному месту доставки.

Различен и порядок хранениясообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме.

Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др.

3. Управлять информационным потоком можно:

• изменяя направление потока;

• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;

• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

4.Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изоморфным (полным).

Часто информационные и материальные потоки протекают в разных временных интервалах. Так, материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него сюда могут быть еще не доставлены. Если прибытие материального потока опережает прибытие документов на него, то это считается неотфактурованными поставками, принимается получателем на ответственное хранение и лишь потом, после прибытия документов, проверяется соответствие прибывших материалов этим документам.

Может быть и наоборот: документы на груз прибыли на место назначения, а материальный поток находится еще в пути следования. Если наоборот, то документы фиксируются как основание для учета "запасов в пути" и после прибытия груза сверяются с его составом и объемом.

Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда. Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков. Но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.