Аудит кадровой документации

Любой кадровый аудит начинается с проверки всего перечня обязательных кадровых документов, правильности их юридического оформления, соответствия существующему законодательству.

К конкретизирующим кадровым документам, как показывает практика, целесообразно отнести положение о кадровой работе в компании, в котором прописаны права, обязанности и ответственность каждого управленческого уровня, определен порядок работы с персоналом, роль и место кадровой службы.

Представляется, что к числу основополагающих документов следует отнести программу кадровых мероприятий (концепция кадровой политики компании со сметой расходов) на текущий год; описание действующих кадровых технологий, касающихся порядка найма новых сотрудников, их адаптации к трудовым условиям, оценки и мотивации сотрудников, их обучения и развития, социальной поддержки, ротации; нормативные акты, связанные с формированием и развитием корпоративной культуры; планы и рабочие графики определенных кадровых решений, принимаемых высшим менеджментом компании; порядок и сроки аттестации руководителей и сотрудников, кадровых перестановок; план работы с резервом руководящих кадров, проведения корпоративных праздников. Возможны и другие специфические для конкретной компании кадровые документы.

Недопустимо отсутствие этой документации в организациях (например, приказов по личному составу, трудовых книжек работников), а также ведение кадрового делопроизводства с нарушениями требований действующего законодательства.

К кадровым относятся:

· организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание и др.;

· распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

· информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.;

· учетные документы, из которых можно выделить, например, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника.

Для каждого работающего особенно важное значение имеют его персональные документы: трудовая книжка, справка с места работы, характеристика, рекомендательное письмо и др.

Работодатель должен обеспечить не только правильное оформление указанных документов, но и хранение, использование в соответствии с установленными законом требованиями.

Особое значение, как для работника, так и для работодателя имеет трудовой договор, предусматривающие права и обязанности, ответственность сторон трудовых правоотношений.

Прошло то время, когда трудовой договор мог рассматриваться как формальный документ, оформление которого необходимо только во избежание нареканий со стороны контролирующих органов.

Трудовой договор – документ, в котором необходимо предусмотреть условия труда работника, порядок оплаты труда, права и обязанности, ответственность сторон договора.