Организация работы бухгалтерии при применении вычислительной техники

Рис. 10.1 – Схема компьютерной формы бухгалтерского учета

Анализ схемы, представленной на рисунке 10.1, показывает, что компьютерная форма учета строится по принципу машинной информационной системы: имеется блок ввода данных, затем идут блоки обработки и вывода результирующих сведений. Это обуславливает специфику компьютерной формы учета.

Специфика организации бухгалтерского учета в среде компьютерной обработки данных:

● компьютеры, а не регистры ручного учета, являются основными инструментами обработки учетных сведений;

● велика зависимость бухгалтерского учета от состояния технического и программного обеспечения ЭВМ;

● появление в технологии бухгалтерского учета и в работе бухгалтера дополнительных функций, связанных с обслуживанием АРМ бухгалтера;

● сокрытие в компьютерной системе многих операций по обработке данных, отстранение бухгалтера от их выполнения;

● часть бухгалтерской документации перестаёт существовать в бумажной форме;

● последовательность составления документов теряет свою технологическую роль в бухгалтерской обработке данных, компьютерной системе учета равнодоступно формирование как первичного документа так и сводного, при достаточно полной базе данных (БД).

Содержание компьютерной формы учета определяется прикладным бухгалтерским программным обеспечением и соответствующим ему техническим обеспечением.

Внедрение и использование компьютерной формы учета в РБ регулируется только по отдельным вопросам:

- налоговое законодательство требует обеспечения точности и надежности в расчете экономических показателей влияющих на налогообложение;

- определённые требования предъявляются к обеспечению информационной безопасности, в частности, при ведении кассовой книги с помощью программно-технических средств должно быть обеспечено выведения остатка наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты на начало и конец рабочего дня без возможности ими манипулировать, а также должна быть обеспечена автоматическая нумерация машинных листов кассовой книги, тоже без возможности манипулирования этой нумерацией (Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами : утв. постановлением Правления Нац. банка Респ. Беларусь от 19 марта 2019 г., № 117);

- урегулировано использование электронных документов и электронно-цифровой подписи (Закон РБ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» № 113-З от 28 дек. 2009 г; письмо М-ва по налогам и сборам Респ. Беларусь «Об электронных документах» № 8-2-9/568 от 16 марта 2012 г.), где установлены требования к обеспечению подлинности электронных документов и подписей.

Требований к техническому и программному обеспечению бухгалтерского учета в целом в РБ не установлено. Предприятиям предоставлено право по своему усмотрению выбирать, используемое программное обеспечение и модели компьютерной техники для ведения бухгалтерского учета. На сегодняшний день де-факто (ввиду широкого распространения) стандартом компьютерного учета в РБ стала программа 1С:Бухгалтерия, разработанная московской фирмой АОЗТ «1С». В основе программы – моделирование принципа двойной записи, т.е. ведение системы счетов (плана счетов) и реализация алгоритмов обработки проводок с выходом на Главную книгу предприятия в целом.

1С:Бухгалтерия (и её модификации) может использоваться как на малых так и на крупных предприятиях. При этом с помощью программ 1С можно создавать как отдельные АРМ бухгалтера (локальная компьютеризация), так и сложные сетевые системы, реализующие концепцию полной комплексной автоматизации учета. Последняя разработка фирмы «1С» – облачная бухгалтерия, когда и программное обеспечение и бухгалтерские данные размещаются в сети Интернет. В этом случае понятие бухгалтерии, как подразделения организации, размывается. Теоретически бухгалтер может вести обработку учетных данных по своему предприятию из любой точки мира. И вообщем-то не обязательно это должен быть человек.

Организация работы бухгалтерии при применении вычислительной техники

Исторически сложилось две основных организационных формы применения вычислительной техники в бухгалтерии: централизованная и децентрализованная. Сейчас складывается третья – комплексная (разумное сочетание централизации и централизации).

Централизованная обработка информации на ЭВМ предусматривает концентрацию учетных работ, выполняемых с помощью ЭВМ, в специальных вычислительных подразделениях – вычислительных центрах, как собственных так и сторонних, привлекаемых на договорной основе. При этом структура самой бухгалтерии, количество участков учетных работ, количество работников, их функциональные обязанности практически не менялись.

Централизованная обработка учетной информации на вычислительном центре – это более ранняя форма организации вычислительных работ. Первые модели вычислительной техники были довольно дорогими, занимали много места и требовали больших усилий по своему обслуживанию. Поэтому создавались крупные вычислительные предприятия (вычислительные центры) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ. Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям.

Достоинством использования услуг вычислительных центров для обработки учетной информации является то, что бухгалтерский аппарат сразу освобождается от большого объема рутинной технической работы, связанной с математическими вычислениями, с оформлением бухгалтерских регистров. Бухгалтерские работники кодируют первичную документацию и передают ее на вычислительный центр, а через некоторое время получают уже готовые обработанные данные. Централизация информационного обслуживания позволяет использовать типовые проектные решения, унифицировать документацию, внедрять единую систему кодирования информации, что является, несомненно, положительным в развитии компьютерного бухгалтерского учета. Вместе с тем, обработка информации на вычислительных центрах имеет и свои недостатки:

• в технологии учета появились новые довольно объемные виды работ связанные с кодированием первичных данных, их подготовкой для обработки на вычислительном центре, а также работы связанные с перепроверкой полученной результатной информации;

• персонал вычислительного предприятия, как правило, обладая низкой бухгалтерской подготовкой, не способен обеспечить высокую точность ввода данных и оперативное устранение ошибок, неизбежно возникающих на многих этапах машинной обработки информации, что часто усугубляется низкой заинтересованностью и ответственностью персонала вычислительного центра;

• информация, накапливаемая на вычислительном предприятии, как правило, доступна к использованию только для его персонала, многие информационные массивы (по которым не делаются распечатки) остаются не доступными для бухгалтерского учета;

• бухгалтерский работник оказывается оторванным от процесса обработки информации, не имеет возможности оперативно на него влиять, что замедляет учетные процедуры;

• стоимость обработки информации с использованием услуг вычислительных центров в рыночных условиях оказалась несопоставимо высокой.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. ХХ века персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Появилась возможность оснащать компьютерной техникой рабочие места специалистов-бухгалтеров и формировать, таким образом, автоматизированные рабочие места бухгалтерских работников (АРМ бухгалтера), а также создавать автоматизированные системы бухгалтерского учета на базе сети АРМ-ов бухгалтера (АРМ-вый подход). Основное достоинство такого подхода состоит в том, что обработка учетных данных происходит в непосредственном приближении к месту их возникновения и использования.

АРМ – это автоматизированное рабочее место, где задачи, поставленные перед специалистом, он решает с помощью ЭВМ, непосредственно на своем рабочем месте. АРМ бухгалтера оснащается компьютерной техникой и специальным бухгалтерским программным обеспечением (часто бухгалтерские компьютерные программы, предназначенные для отдельных участков учета, тоже называют АРМ-ами, например, "АРМ КАССА" — программа для организации учета кассовых операций).

АРМ-овый подход оказал значительное влияние на структуру бухгалтерии, но принципиально она не изменилась: центральным лицом продолжает оставаться главный бухгалтер, сохранилось разбиение на участки учета, функции бухгалтерии в основном те же. Однако штат бухгалтерий начал сокращаться, взаимосвязанные участки учета стали объединяться, у бухгалтеров появились новые функциональные обязанности. Например, взаимодействие с банком через систему «Клиент-банк», тут фактически один бухгалтер ведет обработку данных сразу в интересах нескольких организаций.

АРМ позволяет активнее включить бухгалтера в процесс обработки информации, устранить излишние операции, ускорить обработку и использование учетных данных. В тоже время, компьютеризация рабочих мест потребовала от бухгалтера более высокой профессиональной подготовки, преодоления некоторых укоренившихся стереотипов и психологических барьеров. Однако технология обработки учетной информации с использованием АРМ бухгалтера (децентрализованная) сразу показала свою более высокую эффективность и очень быстро начала вытеснять централизованную.

Недостатки и преимущества обработки информации с использованием услуг вычисли-тельных центров (ВЦ) и на АРМ иллюстрирует схема, представленная на рисунке 10.2.