Організація бухгалтерського обліку в органах Державного казначейства

Бухгалтерський облік виконання бюджетів є основою інформаційної системи органів Державного казначейства, за допомогою якого здійснені операції відображаються за відповідними рахунками в автоматизованому режимі.

Органи Державного казначейства здійснюють облік виконання Державного бюджету та складають звітність про його перебіг. Облік виконання бюджету в органах казначейства ведеться за такими розділами: облік ресурсів бюджету; облік доходів; облік видатків; облік розрахунків по боргових зобов'язаннях; облік коштів у розрахунках.

Підставою для бухгалтерського обліку по виконанню бюджетів в органах Державного казначейства є первинні документи. Вони повинні бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення та можуть складатися у паперовій формі та/або у вигляді електронних записів. При електронному записі облікових регістрів повинно бути забезпечено отримання таких документів на паперових носіях.

До оформлення первинних документів ставляться певні вимоги. Зокрема, первинні документи для надання їм юридичної сили повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа; номер і дату складання документа; назву установи, від імені якої складений документ; місце складання документа, назву отримувача коштів, зміст операції, суму операції (цифрами та прописом); номери рахунків за дебетом і кредитом; назву банку і казначейства, а також номер коду; підписи осіб, відповідальних за здійснення операцій та інші вимоги.

Списання коштів з рахунку клієнта за розпорядженням його власника здійснюється за дорученням клієнта протягом 10-ти календарних днів з дня його виписки. При цьому день заповнення не враховується.

Для безготівкових перерахунків за рахунками використовуються меморіальні документи: меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, акредитиви, векселі, інкасові доручення (розпорядження), чеки тощо.

Електронні документи - розрахункові документи, повідомлення визначеного формату, які містять встановлені реквізити і несуть інформацію про перерахування коштів у вигляді файлу при передачі електронною поштою.

Прийом та оплата документів здійснюється за схемою:

- перевірка первинного документа на правильність складання;

- повідомлення (підтвердження) особи, що надала первинний документ про його прийом до виконання або відхилення;

- виконання дій, вказаних у первинному документі із записами в облікових регістрах;

- складання звіту про виконання операцій;

- передача звіту про виконання операцій ініціатору операції та/або вказаній ним особі;

- отримання, при необхідності, повідомлення від ініціатора операції про прийом ним звіту (протокол підтвердження).

Орган Державного казначейства приймає документи від клієнтів протягом операційного дня, час якого регламентується режимом його роботи в договорі на розрахункове обслуговування. Кошти списуються з рахунку платника тільки на підставі першого примірника розрахункового документа, крім гарантованих доручень.

Бухгалтерський облік повинен забезпечувати виконання основних функцій:

- запис інформації про операції по виконанню бюджетів, що здійснюються органами Державного казначейства, та можливість відображення їх в агрегованому вигляді у звітності з метою аналізу та управління;

- - відображення детальної інформації про контрагентів кожної операції та параметрів самих операцій для складання внутрішніх звітів з метою аналізу та контролю.

Ведення агрегованого обліку забезпечується за допомогою синтетичного обліку з використанням балансових рахунків Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів. Детальна інформація про кожного контрагента та операцію фіксуються на рівні аналітичного обліку на аналітичних рахунках. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожними відповідним рахункам синтетичного обліку.

Регістри синтетичного та аналітичного обліку операцій - це носії спеціального формату у вигляді відомостей, книг, журналів, карток обліку тощо, їх призначення - хронологічне, систематичне чи комбіноване накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів. Записи у регістрах бухгалтерського обліку здійснюються на підставі первинних облікових документів в момент здійснення операції.

Державне казначейство України розробляє та затверджує форми регістрів обліку з урахуванням того, що регістри синтетичного та аналітичного обліку повинні мати назву, період реєстрації операцій, прізвища і підписи або інші кодовані знаки, що дають змогу ідентифікувати осіб, які їх склади. Органи Державного казначейства ведуть такі обов'язкові облікові регістри: оборотно-сальдовий баланс (щоденний баланс оборотів і залишків за балансовими, бюджетними, позабалансовими рахунками та рахунками управлінського обліку), особові картки, сальдові та оборотно-сальдові відомості за аналітичними рахунками.

У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні залишки за активом і пасивом за кожним балансовим, бюджетним та позабалансовим рахунками, а також за рахунками управлінського обліку. В оборотно-сальдовому балансі відображаються підсумки за кожним класом рахунків і загальний підсумок за всіма рахунками.

План рахунків як засіб реєстрації в обліку операцій

Для забезпечення потреб ведення бухгалтерського обліку операцій по виконанню державного та місцевих бюджетів за касовим методом та складання фінансової звітності наказом Державного казначейства України від 28 листопада 2000 року №119 затверджено План рахунків бухгалтерського обліку в розрізі кодів бюджетної класифікації і типів операцій (із змінами та доповненнями).

План рахунків бухгалтерського обліку по виконанню державного та місцевих бюджетів органами Державного казначейства - це систематизований перелік рахунків бухгалтерського обліку, що використовується для детальної та повної реєстрації всіх фінансових операцій і забезпечення потреб складання фінансової звітності згідно з вимогами бюджетного процесу на відповідний бюджетний рік.

План рахунків надає змогу здійснювати детальний і повний облік операцій, пов'язаних з виконанням бюджетів, а також своєчасно надавати детальну, достовірну і змістовну інформацію керівництву органів Державного казначейства та фінансових органів, Міністерству фінансів України, статистичним відомствам, податковим та іншим органам.

При побудові Плану рахунків враховано особливості виконання державного та місцевих бюджетів, функціонування єдиного казначейського рахунку, виконання місцевих бюджетів через органи Державного казначейства, дотримано загальних принципів і вимог щодо здійснення бухгалтерського обліку та звітності.

План рахунків ґрунтується на міжнародних стандартах бухгалтерського обліку та звітності, що засновані за такими принципами:

законність — звітність повинна відповідати правилам та процедурам, які передбачені законодавчими та нормативними актами;

достовірність - правдиве відображення у бухгалтерській звітності фінансових операцій держави з дотриманням вимог відповідних нормативних актів;

повнота бухгалтерського обліку - всі операції по виконанню бюджетів в органах Державного казначейства підлягають реєстрації на рахунках бухгалтерського обліку без будь-яких винятків. Фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні результати операцій органів Державного казначейства, яка може впливати на рішення, що приймаються згідно з нею. Повнота та достовірність в обліку можливі тільки за умови, якщо облікова політика та процедури органів Державного казначейства забезпечать виконання всіх правил бухгалтерського обліку, а також, якщо ці правила застосовуються без відхилень, з урахуванням реальної оцінки операцій, подій та ситуацій;

дата операції - операції по виконанню бюджетів реєструються в бухгалтерському обліку в момент проведення відповідних платежів, що відповідає касовому методу ведення бухгалтерського обліку; прийнятність вхідного балансу - залишки за рахунками на початок поточного звітного періоду мають відповідати залишкам за станом на кінець попереднього звітного періоду;

превалювання сутності над формою - операції обліковуються та розкриваються у звітності відповідно до їх суті та економічного змісту, а не за їх юридичною формою;

суттєвість - у фінансових звітах має відображатись уся істотна інформація, корисна для прийняття рішень керівництвом. Інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може вплинути на економічні рішення користувачів звітності;

доречність - корисність інформації для підготовки та прийняття економічних рішень;

відкритість — фінансові звіти мають бути достатньо зрозумілими і детальними, щоб уникнути двозначності, правдиво відображати операції з необхідними поясненнями в записках. Операції повинні відповідати змісту статей звітів. Звітність має бути чітко викладена і зрозуміла для користувача;

сталість - постійне, протягом бюджетного року, застосування обраних методів. Зміна методів обліку потребує додаткового обгрунтування і розкриття у фінансових звітах.

правильність - сумлінне застосування прийнятих правил та процедур;

обережність - обґрунтована, розсудлива оцінка фактів;

незалежність - відокремленість фінансових бюджетних років (звітних періодів);

співставність - можливість визначення тенденцій виконання бюджету через співставлення інформації, що міститься у бухгалтерському обліку і звітності за певний період часу;

своєчасність - забезпечення своєчасною інформацією органів законодавчої та виконавчої влади, які приймають рішення, здійснюють оцінку виконання бюджету, готують пропозиції щодо складання бюджету, тощо, та інших користувачів;

безперервність - оцінка активів здійснюється, виходячи з того, що процес виконання бюджетів є постійним;

консолідація — складання зведеної фінансової звітності про виконання бюджетів в цілому по системі Державного казначейства України з урахуванням підвідомчих управлінь та відділень в розрізі бюджетів, за винятком залишків за внутрісистемними розрахунками;

окреме відображення активів та пасивів - цей принцип передбачає, що всі рахунки активів та пасивів оцінюються окремо і відображаються в розгорнутому вигляді. Усі рахунки є активними або пасивними за винятком клірингових (рахунків за розрахунками), технічних та транзитних рахунків.

При побудові плану рахунків враховано особливості виконання державного та місцевих бюджетів, функціонування Єдиного казначейського рахунку з дотриманням загальних принципів і вимог щодо здійснення бухгалтерського обліку і звітності. Структура плану рахунків базується на класифікації рахунків за економічним змістом з метою отримання інформації про виконання бюджетів та здійснення контролю за цим процесом.

3. Структура плану рахунків

План рахунків охоплює 9 класів і поділяється на три логічні частини: балансові рахунки, бюджетні рахунки (рахунки доходів і видатків бюджету), меморандні і позабалансові рахунки: І. Балансові рахунки:

Клас перший. Активи.

Клас другий. Зобов'язання.

Клас третій. Кошти бюджетів та розпорядників бюджетних коштів.

Клас четвертий. Розрахунки.

П.Рахунки доходів та видатків бюджету (бюджетні рахунки):

Клас п'ятий. Результат виконання бюджету.

Клас шостий. Доходи бюджету.

Клас сьомий. Видатки бюджету.

Ш. Меморандні і позабалансові рахунки:

Клас восьмий. Управлінський облік.

Клас дев'ятий. Позабалансовий облік.

Перший клас Плану рахунків включає кореспондентський рахунок Державного казначейства в НБУ, кошти бюджетів у інших банках, розміщені депозити, цінні папери, надані бюджетні кредити, інші активи (кошти в дорозі та заблоковані на рахунках, товарно-матеріальні цінності), субкореспондентські рахунки, відкриті в органах Державного казначейства. Всі рахунки першого класу активні.

Другий клас включає зобов'язання, що пов'язані з випуском в обіг цінних паперів, за отриманими кредитами та депозитами, за іншими зобов'язаннями. Всі рахунки другого класу пасивні.

Третій клас включає операції за коштами: державного та місцевих бюджетів; які підлягають розподілу між рівнями бюджетів; тимчасово віднесеними на доходи бюджету; на рахунках розпорядників бюджетних коштів, органів Державного казначейства. Рахунки третього класу пасивні.

У четвертому класі відображаються розрахунки, які виникають між бюджетами в процесі їх виконання, розрахунки за векселями, позицію Державного казначейства щодо іноземної валюти та балансуючі рахунки. Всі рахунки четвертого класу активно-пасивні.

П'ятий клас визначає результат виконання бюджетів. Він включає результат виконання загального та спеціального фондів бюджетів. Рахунки п'ятого класу активно-пасивні.

Шостий клас включає доходи: державного та місцевих бюджетів, доходи, які підлягають розподілу; кошти тимчасово віднесені на доходи бюджетів. Всі рахунки шостого класу пасивні, крім рахунку 6911 "Контррахунок за операціями за доходами бюджетів", який є контрпасивним.

Сьомий клас включає видатки державного та місцевого бюджетів. Всі рахунки сьомого класу активні за винятком рахунків: 713 групи "Кредитування державного бюджету за вирахуванням погашення", 723 групи "Кредитування місцевого бюджету за вирахуванням погашення" які є активно-пасивні та 7911 "Контррахунок за видатковими операціями" який є контрактивний і 7921 "Контррахунок за операціями з кредитування за вирахуванням погашення", який є активно-пасивним.

Восьмий клас Плану рахунків включає меморандні (технічні) рахунки, які є елементом управлінського обліку і не входять в баланс про виконання бюджету. Цей клас включає кошти передані та кошти отримані органами Державного казначейства в процесі виконання бюджетів. Рахунки 81 розділу "Кошти отримані" пасивні, рахунки 82 та 83 розділів - активні, а рахунки 8911 "Контррахунок за операціями управлінського обліку за переданими коштами" -контрактивний і рахунок 8921 "Контррахунок за операціями управлінського обліку за отриманими коштами" - контрпасивний.

У дев'ятому класі Плану рахунків відображаються позабалансові статті. Цей клас включає: тимчасові планові показники, пропозиції та інші планові показники; кошторисні призначення; асигнування; планові показники за доходами бюджету; зобов'язання розпорядників бюджетних коштів; розрахункові документи, не оплачені в строк; нараховані доходи і витрати; зобов'язання і вимоги за кредитуванням та всіма видами гарантій. Рахунки 90, 91, 92, 94, 95 розділів - пасивні; рахунки 93 розділу - активні. Рахунки: 9911 "Контррахунок для активних рахунків позабалансового обліку" - контрактивний та 9921 "Контррахунок для пасивних рахунків позабалансового обліку-контрпасиений.