Основные возможности

Технологии создания и преобразования информационных объектов и структур

Содержание учебного материала:

Текстовый процессор, назначение и классификация. Функциональные возможности MS Word: работа с текстом, таблицами, формулами, ссылки, сноски, оглавление.

Текстовый процессор, назначение и классификация.

Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы.

Многооконный редактор «Лексикон» -- один из простейших текстовых редакторов отечественной разработки для несложных документов на русском или английском языке.

Простой текстовый редактор «Блокнот» позволяет редактировать текст и осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Текстовый редактор Microsoft DOS (англ. Disk Operating System -- дисковая операционная система) Editor используют для обработки информации состоящей из букв и цифр, без изображений.

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию документов (например, поиск и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др.), называют текстовыми процессорами.

Современные текстовые процессоры, как и другие прикладные программы, используют единый интерфейс, обеспечивающий пользователям комфортные условия работы и включающий инструменты, помогающие создавать и редактировать файлы, просматривать команды, параметры диалоговых окон, разделы справки, использовать мастера и шаблоны и т.д.

Классическим примером текстового процессора является Microsoft Word из офисного пакета Microsoft Office.

По сравнению с редакторами общего назначения специализированные редакторы позволяют легче готовить и редактировать соответствующие тексты: например, редакторы научных текстов удобнее для набора математических или химических формул (ChiWriter).

Для подготовки к публикации в Интернете web-страниц используют специализированные приложения (например, Microsoft Front Page или Macromedia Dreamweaver).

Основное назначение Word - создавать текстовые файлы, редактировать тексты, просматривать их на экране, изменять формат текстового документа, вставлять в текстовый документ различные элементы графики (картинки, рисунки, диаграммы, фотографии, таблицы и др.), распечатывать его на принтере.

Набираемый на клавиатуре компьютера текст воспроизводится на экране дисплея в рабочем поле редактора. Специальный значок - курсоруказывает то место на экране, на которое пользователь в данный момент может оказывать воздействие (создавать, изменять символы и т.д.) с помощью редактора. Работая с текстовым редактором, можно получить на экране информацию о текущем состоянии курсора, т.е. его координатах на экране (номер строки и позиции в строке), а также о номере страницы текста, его формате, используемом шрифте и т.д.

Текстовый процессор Microsoft Word необходим практически во всех сферах жизни общества, особенно, как можно догадаться, в документообороте и делопроизводстве любого предприятия.

Основные возможности

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать, оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый процессор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции:

набор текста;

вырезание кусков текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов;

вставка кусков в нужное место текста;

замена слов одно на другое частично или полностью по всему тексту;

нахождение в тексте нужных слов или предложений;

форматирование текста, т.е. придание ему определенного вида по следующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк;

автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк;

автоматическая нумерация страниц;

автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы;

выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом;

переключение программы для работы с другим алфавитом;

табуляция строк, т.е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок;

при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;

если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;

возможность вставки в текст формул, таблиц, рисунков;

возможность создания нескольких текстовых колонок на одной страницы;

выбор готовых стилей и шаблонов;

для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Программа предлагает также ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:

автотекст - для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

стили - для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

слияние - для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

макросы - для выполнения последовательности часто используемых команд;

«мастера» - для создания профессионально оформленных документов.

Graph, Equation, WordArt - благодаря этим компонентам текстового процессора возможно вставлять в документ различные диаграммы (Graph), математические формулы (Equation - редактор формул) и текстовые эффекты (WordArt).

Средства проверки (Proofing Tools) предназначены для проверки орфографии, исправления опечаток и подбора синонимов.

Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and Letters) - мастера и шаблоны позволяют экономить время при оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п.

Инструменты (Tools) - в эту группу входят программа установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word, программа Dialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).

Графика (Clip Art) - в графической библиотеке находится более 50 рисунков, которые можно использовать для оформления документов.

Функциональные возможности MS Word: работа с текстом, таблицами, формулами, ссылки, сноски, оглавление.

Работа с таблицами (руководство)

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы двумя способами. Первый способ - это создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек. Второй заключается в преобразовании существующего текста в таблицу. В таблице можно изменять число и размеры столбцов и строк, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Создание таблицы

Если таблица должна занимать страницу целиком, сначала установите нужные параметры страницы (в основном это касается ориентации листа), а уже потом создавайте таблицу.

1. Наиболее быстрый путь создания простой таблицы с помощью кнопки «Добавить таблицу» панели инструментов «Стандартная»:

1. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

2. нажмите кнопку «Добавить таблицу» - появиться схема таблицы;

3. передвигайте указатель мыши по этой схеме, пока не будет выделено нужное количество строк и столбцов, а затем сделайте щелчок мышью.

4. если необходимо большее количество столбцов или строк, чем содержит схема, передвигайте указатель мыши при нажатой левой кнопке. Тогда при выходе за границы схемы, она автоматически увеличится.

2. Создание таблицы, используя Меню:

1. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

2. выберите пункт Меню =>Таблица =>Добавить таблицу…;

3. в открывшемся диалоговом окне «Вставка таблицы» введите предполагаемое количество строк и столбцов будущей таблицы (строки / столбцы, в дальнейшем, можно добавлять и удалять);

4. Установите нужную ширину столбца, если не хотите создавать таблицу по всей ширине страницы.

5. нажмите на кнопку «Автоформат…» для автоматического форматирования элементов таблицы;

1. в открывшемся диалоговом окне «Автоформат таблицы» в списке «Форматы» выберите подходящий формат. Не забывайте смотреть на образец, приведенный в правой части окна;

2. установите флажки в группе «Использовать», чтобы выбрать элементы форматирования, которые следует применить к создаваемой таблице;

3. установите флажки в группе «Изменить оформление», чтобы выбрать элементы таблицы, к которым следует применить понравившийся формат таблицы;

4. подтвердите выбор формата таблицы (

6. в диалоговом окне «Вставка таблицы» подтвердить желание добавить таблицу в текст (

3. Третий способ создать таблицу - нарисовать ее.

1. выберите пункт Меню=>Таблица=>Нарисовать таблицу (можно нажать кнопку «Таблицы и границы» панели инструментов «Стандартная», можно выбрать пункт Меню=> Вид=>Панели инструментов=>Таблицы и границы) - на экране появиться панель инструментов «Таблицы и границы»;

1. выберите тип линии (список «Тип линии» панель инструментов «Таблицы и границы»), толщину линии (список «Толщина линии» панель инструментов «Таблицы и границы»), цвет линии (кнопка «Цвет границы» панель инструментов «Таблицы и границы»);

2. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

3. используйте кнопку «Нарисовать таблицу» для рисования границ таблицы, кнопку «Ластик» для стирания границ таблицы, как будто расчерчиваете таблицу на листе бумаги.

4. Можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу Меню=>Таблица=>Преобразовать в таблицу.