Вопрос №2 Характеристики организаций

Формальные и неформальные организации

При изучении сущности процессного подхода мы рассмот­рели организацию как функцию менеджмента.

В данном случае организация — составная часть управленческой деятельно­сти, представляющая собой процесс, комбинирующий труд, вы­полняемый индивидами или группами людей, наделенных каче­ствами, необходимыми для его выполнения, так, что обеспечива­ются наилучшие условия эффективного, систематического, пози­тивного и скоординированного приложения знаний работников.

С точки зрения системного подхода, органи­зация - это механизм преобразования входов в выходы.

Рис. 1. Общий вид системы управления

Однако термин «организация» характеризует и определен­ную структуру, в которую объединяются люди для достижения своих целей, т.е. объект менеджмента.

Организация — группа людей, деятельность которых созна­тельно координируется для достижения общей цели или целей.

Рассматривая организацию как объект менеджмента, мы сосредоточим свое внимание на понимании ее структуры. Шанс создать организацию мы получаем редко. Чаще менеджер пере­страивает уже существующую организацию. Но обычно все чле­ны организации — как менеджеры, так и сотрудники — рассмат­ривают структуру, в которой они работают, как данную, и их задача состоит в том, чтобы научиться работать внутри данной структуры. Когда мы начинаем работать в какой-либо организа­ции, нам необходимо знать, какова будет в ней наша роль, ка­кая инстанция здесь принимает решения.

Предположим, вы нашли работу на летний период и как каждый вновь приходящий в фирму, вы стремитесь добиться успеха. Первым делом вы знакомитесь с сотрудниками и струк­турой организации, узнаете, что делает каждый и что делает то или иное подразделение вместе. У вас много новых впечатле­ний, и в голове все путается: имена, лица, должности. Это про­исходит потому, что вы не получили информации в легкой и доступной форме. Даже в маленькой фирме, где только четыр­надцать человек, необходимо иметь наглядную схему организа­ции фирмы, где четко указаны сотрудники фирмы, их должно­сти, система подчиненности, кто возглавляет то или иное под­разделение. Отражая лишь формальные связи в организации, такая схема, полученная новым сотрудником, позволит ему гораздо быстрее ознакомиться с фирмой.

Приведенное выше определение справедливо не просто для ор­ганизации, а для формальной организации. Существуют также не­формальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом доста­точно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформаль­ные организации очень важны. В соответствии с общепринятой практикой, говоря о неформальных организациях, мы так и бу­дем их называть, а используя слово «организация», мы всегда будем иметь ввиду формальную организацию.

Таким образом,

1. Формальная организация— группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достиже­ния общей цели или целей.
2. Неформальная организация — группа в составе формальной ор­ганизации, которая возникает спонтанно и где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно.

Учитывать неформальные связи важно потому, что они пронизывают всю формальную структуру; отношения, возни­кающие вне работы, оказывают влияние на деятельность всей организации; наличие их позволяет организации по многим па­раметрам работать лучше. Однако, оценивая неформальные структуры позитивно, следует помнить и об опасностях, кото­рыми они обладают.

Вопрос №2 Характеристики организаций

Все организации представляют собой группы, деятельность которых направлена на достижение определенного набора взаи­мосвязанных целей. То есть существуют общие для всех сложных организаций характеристики, позволяющие понять, почемуорганиза­цией нужно управлять, чтобы добиться успеха

1. ресурсы,

2. зависимость от внешней среды,

3. горизонтальное разделение труда,

4. наличие подразделе­ний,

5. вертикальное разделение труда,

6. необходимость управления.

Цель всякой организации — преобразова­ние ресурсов для достижения результатов.

1. Основными ресурсами, которые используются организацией, являются

1. люди (тру­довые ресурсы),

Капитал,

Материалы,

Технология

Информация.

2. Зависимость от внешней среды.Организация, как мы уже рассматривали ранее, является системой, одной из самых зна­чимых характеристик которой является ее взаимосвязь с внеш­ней средой. Подавляющее большинство в настоящее время яв­ляются открытыми системами. Организации полностью зависи­мы от окружающего мира — от внешней среды — как в отноше­нии своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользова­телей их результатами, которых они стремятся достичь.

Понятие «внешняя среда» включает в себя

1. экономические условия,

2. потребителей,

3. профсоюзы,

4. правительственные акты,

5. законодательство,

6. конкурирующие организации,

7. систему ценно­стей в обществе, о

8. общественные взгляды,

9. технику и технологию

10. и другие составляющие,

Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации. Например, введение новой производственной технологии может обеспечить органи­зации преимущество в конкуренции. Но чтобы использовать эту новую технологию, организации придется найти людей с опре­деленными навыками, а также определенными взглядами, кото­рые сделают эту новую работу привлекательной для них. Если экономическая конъюнктура повышается или существует кон­куренция на рынке таких специалистов, организации, возмож­но, придется повысить заработную плату, чтобы привлечь этих специалистов на работу. При найме специалистов организации придется соблюдать государственное законодательство в области регулирования трудовых отношений, охраны труда. Все эти фак­торы меняются постоянно.

3. Самой очевидной характеристикой организации служит горизонтальное разделение труда. Разделение работы на составляющие компоненты и есть горизонтальное разделение труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало бы самостоятельно Разделение труда присутствует в любой организации, например, разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству. Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Изменения в характере и содержании задач организации тесно связано с эволюцией специализации ( см. пример А.. Смита «богатство народов», 1776г) Специализа­ция задач быстро нашла свое применение во многих простых операциях. С тех пор и до совсем недавнего времени существо­вала тенденция расширения специализации и тем самым дроб­ления всей работы на более мелкие операции.

4.Подразделения.Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добиваю­щихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами. Как и целая органи­зация, частью которой они являются, подразделения представ­ляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных нефор­мальных групп, возникающих спонтанно.

5.Вертикальное разделение труда.Поскольку работа в органи­зации разделяется на составляющие части, кто-то должен коор­динировать работу группы для того, чтобы она была успешной. В организации существуют две внутренние органичные формы разделения труда.

1) Первая — это разделение труда на компонен­ты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонталь­ное разделение труда.

2) Вторая , вертикальное разделение труда, отде­ляет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и со­ставляет сущность управления.

6. Необходимость управления.Для того, чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельно­стью для организации. Только в малых организациях может не быть четко выделенной группы управляющих. Для того, чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. должны быть назначены руководители и определен круг их обя­занностей и ответственности. Фактически современные крупные организации стали возможны только тогда, когда проявилась и была реализована потребность отделения управления от ком­мерческой или технической деятельности.

Лекция - Внутренняя и внешняя среды организации