Документальное оформление заказа

3. Получение поставляемой продукции

преамбулу, в которой должны быть указаны:

• полное наименование юридических лиц (или предпринимателей), заключающих контракт;

• фамилии лиц, уполномоченных подписывать контракт;

• основание, в силу которого данные лица имеют право подписывать контракт (например, устав, доверенность);

существенные условия контракта, включающие:

• предмет контракта (то, по поводу чего заключается контракт);

• наименование, количество, качество товара;

• условия поставки;

• цену;

• сроки поставки и оплаты;

• срок действия контракта;

• форс-мажор;

• ответственность сторон, штрафные санкции, порядок разрешения споров, арбитраж;

юридические адреса и банковские реквизиты;

подписи сторон(уполномоченных лиц).

2.В условиях рыночной экономики использование большинством фирм в хозяйственном обороте документов, введенных в прежние годы (заказ-наряд, различного рода накладные и т.п.), во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. В последнее время все большее распространение получает новая система оформления заказов.

Зарубежные фирмы(кроме самых мелких) используют, как правило, четыре экземпляра заказа(для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета):

экземпляр 1 (белый)— отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар;

экземпляр 2 (розовый) — отправляется е финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета;

экземпляр 3 (голубой) — отправляется в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказа и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке;

экземпляр 4 (зеленый) — хранится для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками. После того гак отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьировать. Важно облегчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок.

При получении поставок оформляются следующие документы:

• уведомление об отгрузке. Направляется поставщику после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки;

• сопроводительное письмо. Обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы;

• копия заказов. Направляется получателю для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара;

• спецификации (описание товара);

• подтверждение получения поставки. Используется для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывается:

• номер сопроводительного письма;

• дата поставки;

• отправитель;

• способ транспортировки;

• краткое описание поступивших товаров.

Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомления о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить письменные документы.