Табличные процессоры. MS Excel. Интерфейс и настройка

1. Табличные процессоры

1.1. Назначение и единицы обработки информации

Назначение: создание, оформление, выполнение расчетов, графическое отображение документирования информации, решение прикладных задач.

Информация оформлена в виде таблицы, в которой строки нумеруются 1, 2, 3, … и т.д., а столбцы A, B, C, D, … и т.д.:

Единицы обработки информации: ячейки и диапазоны (блоки) ячеек.

Ячейка – пересечение столбца и строки.

Диапазон (блок) – прямоугольная область рядом стоящих ячеек. (Например, C2:D6).

Составные диапазоны – состоят из нескольких простых C2:D6;E3:G5.

Типы обрабатываемой информации:

1.2. Выполнение расчетов и графическое отображение информации

Выполнение расчетов: с помощью формульных выражений или с помощью мастера функций.

Формульное выражение – это определенная последовательность констант, координат ячеек или диапазонов, соединенных знаками операций или функций. Изменять стандартный порядок выполнения действий можно с помощью скобок.

Мастер функций позволяет использовать функции, имеющиеся в табличном процессоре. Функция представляет собой название, после которого в скобках записывается список аргументов (параметров). Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметров могут использоваться константы, диапазоны ячеек или формульные выражения. ИМЯ(пар1; пар2;…;парN).

Графическое отображение дискретной информации – диаграмма.

Классы диаграмм:

Ø Качественного (сравнительного) анализа. К диаграммам класса относятся круговые, кольцевые и др. диаграммы. Применяются для отображения относительных характеристик рассматриваемого процесса (проценты, доли и т.п.). Диаграммы этого класса могут иметь: заголовок; подписи данных; легенду (список используемых обозначений). Для построения диаграмм этого класса необходимо в качестве исходных данных иметь числовой ряд данных и текстовую информацию для списка используемых в диаграмме обозначений.

,

Ø Числового анализа. К диаграммам класса относятся все остальные диаграммы, кроме «точечная». Применяются для отображения числовых характеристик исследуемого объекта или процесса. Все диаграммы класса имеют две оси: горизонтальную ось, которая называется ось категорий (обозначений) и вертикальную ось, которая называется осью значений. В случае объемной диаграммы появляется третья ось, называемая осью ряда. Диаграммы этого класса могут иметь заголовки, разметку, названия осей, координатные сетки и легенду. Для построения диаграммы в качестве исходных данных необходимо иметь числовые ряды данных и их обозначения, а также текстовую информацию для обозначения меток оси категорий.

Ø График. Для построения графика функций используется «Точечная» диаграмма. Применяются для отображения функциональной зависимости одного ряда числовых данных от другого. Имеет две оси, каждая из которых является осью значений.

2. MS Excel.

2.1. Инициализация и интерфейс.

Способы инициализации:

1. Применение ярлыка на рабочем столе. Двойное нажатие на ярлыке .

2. Применение офисного меню. Щелчок на значке офисного меню.

3. Применение главного меню. Меню Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Excel. Или для Windows XP:

Рисунок 1

2.2. Структура и настройка окна.

Рисунок 2

Окно MS Excel состоит из: рабочей книги, строки меню, строки состояния, строки формул, панелей инструментов (по умолчанию панель Стандартная и панель Форматирование).

В состав книги могут входить листы четырех типов: рабочие листы, листы диаграмм, листы диалогов и листы макросов. По умолчанию книга содержит три рабочих листа.

Изменение размеров окна книги и применение полос прокрутки – стандартно для ОС Windows.

В строке формул отображается имя и содержимое активной ячейки.

В строке состояния отображается информация о проведенных операциях, индикаторы режимов клавиатуры, результаты быстрых расчетов по выделенному блоку и т.д.

Настройка окон: Меню Вид – команда Панель инструментов

– команда строка состояния

– команда строка формул

Меню Сервис – Параметры

Вызов меню с клавиатуры – F10 (или ALT, или / ). Подчёркнутая буква в меню обозначает клавишу, при нажатии которой активизируется соответствующая команда меню.

Вызов контекстного меню – или Shift +F10.

Настройки сохраняются в файле Excel.xlt, удаление которого приведет к восстановлению первичных настроек.

2.3. Начало работы.

1) Присвоение имени документу. Меню Файл – команда Сохранить как… В окне Сохранение документа нужно указать имя устройства (диска), каталога и задать имя нового файла. Имена файла в MS Excel могут содержать до 218 символов и представляют собой последовательность символов за исключением /, \, >, <, *, ?, ”, , :, ;, точки и запятой. Регистр букв в имени файла MS Excel не различает.

Рисунок 3

2) Установка параметров рабочей страницы. Меню Файл – Параметры страницы открывает окно Параметры страницы, имеющее четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитул, Лист.

Вкладка Страница предназначена для установки параметров размера и ориентации бумаги, выбора качества печати и масштаба выводимой информации.

Рисунок 4

Вкладка Поля предназначена для установки размеров полей и расстояния колонтитулов от края листа бумаги, а также способ расположения на листе выводимой информации (по умолчанию информация выводится в левом верхнем углу).

Рисунок 5

Вкладка Колонтитулы предназначена для создания информации выводимой на каждой странице документа.

Рисунок 6

При нажатии кнопки Создать верхний колонтитул открывается окно Верхний колонтитул, рабочее поле которого разделено на три зоны: левая, центральная и правая. Заполнение зон окна выполняется с клавиатуры или при помощи сервисных кнопок.

Рисунок 7

Вкладка Лист предназначена для выбора режима печати, определения последовательности вывода страниц, установки режима отображения сетки, а также заголовков строк и столбцов.

Рисунок 8

3) Выполнение первичных настроек документа. Меню Сервис – команда Параметры. Установки окна диалога Параметры действуют только на активную книгу и не влияют на другие.

Вкладка Вид управляет выводом на экран строки формул и строки состояния, отображением автоматических разрывов страниц, формул, сетки, заголовков столбцов и строк, символов структуры, нулевых значений и графических объектов.

Рисунок 9

Вкладка Общие управляет стилем ссылок, списком ранее открывавшихся файлов, числом листов в книге, используемых по умолчанию шрифтом, выбором рабочего каталога (используемого по умолчанию), каталогом автозагрузки и другое.

Рисунок 10

В MS Excel 2003 вкладка Сохранение позволяет установить параметры автосохранения документа. В более ранних версиях режим автосохранения устанавливается в меню Сервис – команда Автосохранение.

Рисунок 11

ЛИТЕРАТУРА

1. Додж М., Кината К., Стинсон К. Эффективная работа с Excel 2000. - СПб.: Питер, 2000. – 1156 с.

2. Карпов Б. MS Office 2000. – СПб: Питер, 2000. – 448 с.