Об утверждении инструкции по делопроизводству

Текстприказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть приказа обязательно печатается в том случае, когда данный приказ написан на основании приказа вышестоящей организации или в продолжение ранее изданного приказа.

Распорядительная часть начинается со слова "приказываю", которое печатается всегда прописными буквами (или строчными в разрядку) на отдельной строке, после него ставится двоеточие. В распорядительной части излагаются предписываемые действия, указываются ответственные должностные лица, которые отвечают за соблюдение указанных сроков.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела кадров Иванову И.И. подготовить списки сотрудников для дежурства в предпраздничный день 30.04.2003 до 27.04.2003

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой (ГОСТ 1.5.-68). Все требования, предъявляемые к тексту, подробно описаны в макете приказа.

Отдельные задания или документы могут быть оформлены в виде приложения к приказу, если приложений несколько, то они нумеруются. Сами приложения - это самостоятельные документы, со всеми необходимыми реквизитами. При этом в правом верхнем углу документа-приложения пишется слово "приложение" без кавычек и знака №.

Например:

Приложение 1

к приказу директора

№ 24 от 10.04.2003

В реквизит "подпись"входит наименование должности, собственноручная подпись и расшифровка подписи. Наименование должности пишется от границы левого поля, при этом наименование предприятия в должности не указывается.

В наименовании должности могут быть указаны воинские звания или ученые степени. В этих случаях наименование должности может писаться в две строки через один интервал.

Расшифровка подписи дается на уровне последней строки должности, при этом последняя буква фамилии должна быть расположена на границе правого поля. Между наименованием должности и расшифровкой имени, отчества и фамилии ставится собственноручная подпись должностного лица, подписавшего документ. Подпись всегда должна ставиться только тем лицом, чья фамилия указана в расшифровке подписи. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, в настоящее время отсутствует, проект документа должен быть в обязательном порядке переделан и в реквизите "подпись" указана фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ. Категорически не допускается подписывать приказы с предлогом "за" или сокращением "зам.", а также с проставлением косой линии перед наименованием должности.

При необходимости визированиядопускается использовать этот реквизит в приказе. Данный реквизит включает в себя: должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы ставятся перед фамилией) и дату визирования. Сюда относятся и все требования к реквизиту "дата".

При подготовке проекта документа это выглядит так:

Начальник канцелярии

Петров И.И. Петров

04.2003

При оформлении визы таким образом:

Начальник канцелярии

Петров И.И.Петров

10.04.2003

Предложенный ниже макет приказа выполнен на бланке с продольным расположением реквизитов. Угловые бланки меняют только место расположения постоянных реквизитов, а именно: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, номер, место издания и заголовок. Требования, предъявляемые к самим реквизитам, остаются прежними.