Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов. Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

В данном законе дается определение ключевых понятий: информация, информационные технологии, информационная система, обладатель информации, доступ к информации, документированная информация (документ), конфиденциальность, предоставление и распространение информации.

Важнейшими для документоведения являются положения закона, посвященные документированию информации. В главе 2 статьи 11 указывается: «Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Большое внимание в Законе уделено порядку формирования информационных систем и обеспечению обязательности представления документированной информации государственным органам.

Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ (с изменениями от 04.12.2006). Этот закон направлен на совершенствование организации архивного дела в стране, а также на регулирование отношений в организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; они регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (архивное дело, архивный документ, Архивным фонд, архив, пользователь и владелец), характеризуют состав Архивного фонда Российской Федерации, устанавливают право собственности на архивы, систему управления архивным делом в Российской Федерации, определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне" регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственную тайну: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Также, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, определены органы защиты государственной тайны.

В условиях жесткой конкуренции необходимо сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия (организации). Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Кроме того, есть понятие персональных данных, которые по своей сути отражают личную или семейную тайну граждан, их частную жизнь и входят в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа. Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласно Закону, персональными данными признаются любые сведения о физическом лице, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Этими данными могут располагать сотрудники отдела кадров.

Изображение Государственного герба на бланках документов высших органов государственной власти регламентируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О государственном гербе Российской Федерации". Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента Российской Федерации; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; федеральных судов; органов прокуратуры Российской Федерации; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

В статье 9 ФКЗ написано, что при одновременном размещении Государственного герба Российской Федерации и герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб Российской Федерации располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если стоять к ним лицом; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб Российской Федерации располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) - левее центра.

При одновременном размещении Государственного герба Российской Федерации и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба Российской Федерации, при этом Государственный герб Российской Федерации не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).

Статья 10 определяет порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации.

Изображение герба субъектов Российской Федерации на бланках и документах регламентируется нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Документ может быть составлен как на русском, так и на национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Общий порядок использования государственного языка при составлении, оформлении и опубликовании документов определён в законе РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991г. № 1807-1.

В ст. 16 п.4 указано, что «документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учётом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственном языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики». Ст. 17 закона определяет порядок использования языков в официальной переписке: «официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации».

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" устанавливает понятие "товарный знак и знак обслуживания", виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках.

Для правильного оформления всех почтовых отправлений в делопроизводстве пользуются «Правилами оказания услуг почтовой связи», утверждёнными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Правила регулируют отношения между операторами почтовой связи, оказывающими услуги почтовой связи общего пользования, и пользователями этих услуг и определяют порядок оказания услуг почтовой связи, права и обязанности операторов почтовой связи и пользователей. Самыми важными для оформления документов считаются пункты 22, 23.

22. На почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата.

Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

23. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до востребования (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, фамилии, имени, отчества адресата) или на абонементный ящик (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, номера ячейки абонементного почтового шкафа, фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица).