Цели оцифровки документов, поставленные Федеральным архивным агентством

Обратимся к истории процесса оцифровки документов в России. Это были в первую очередь архивные документы. Переход в электронный вид происходил не особенно активно. Этому способствовал ряд причин: отсутствие постоянных источников финансирования, нехватка кадров и потребность в их обучении (повышении квалификации), слабая техническая оснащенность современными техническими средствами. Особое значение имели вопросы, связанные с отсутствием необходимой методической и нормативно-правовой базы, учитывающей особенности российского архивного дела. Опыт отдельных архивных учреждений чаще всего был недоступен для остальных архивов, что свидетельствует о недостаточном горизонтальном взаимодействии архивов между собой. Все это определяет потребность более глубокого изучения технических и технологических аспектов оцифровки, анализа истории оцифровки документов.

Оглядываясь на исторический путь информатизации архивной отрасли в России, можно условно разделить его на три этапа. Одним из критериев периодизации выступает развитие соответствующих технических средств, а также разработка и реализация государственных программ информатизации архивной отрасли РФ.

Первый этап датируется 1980-ми - серединой 1990-х гг. С технической точки зрения этот период стал временем разработки и распространения основных средств оцифровки документов, становления правил проведения процедур по переводу документов в цифровой вид.

Второй этап определяется серединой 1990-х - началом 2010-х годов. Это время активной разработки методических основ оцифровки документов и закрепления их в правовой базе России, повсеместного распространения необходимых технических средств, появления программного обеспечения и оборудования, доступного для обычного пользователя. Этот период с технической точки зрения можно охарактеризовать как время проникновения средств оцифровки в повседневную жизнь.

Новым шагом в развитии IT-технологий стало принятие целевой программы «Электронная Россия (2002—2010 гг.)». К сожалению, создание цифровых информационных ресурсов в сфере культуры и науки не входило в ее приоритеты. Важным итогом этого этапа стала апробация теоретических положений и накопление практического опыта благодаря реализации комплексных программ информатизации.

Третий этап определяют с начала 2010-х годов до настоящего времени. Это принятие Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011—2020 гг. Ему предшествовало изучение и подробный анализ текущего состояния информатизации архивной отрасли. Программа была направлена на реализацию комплексного подхода, целью которого стало создание единого информационного пространства архивной сферы.

Таким образом, руководитель Росархива А. Н. Артизов утвердил программу информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. по приказу Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 г. N 104. В соответствии с данной программой выделяют следующие основные цели Программы:

Предоставление государственных услуг

2.1. повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг в электронной форме, повышение открытости и эффективности работы Росархива и федеральных архивов;

2.2. получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного Фонда РФ;

СЭД, МЭДО, СМЭВ

2.3. методическое обеспечение внедрения и функционирования систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота электронного взаимодействия;

2.4. внедрение систем электронного делопроизводства и документооборота в Федеральном архивном агентстве и федеральных архивах, электронного взаимодействия; мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот; подготовка к приёму и прием на постоянное хранение документов в электронной форме, обеспечение условий для их дальнейшего использования и обеспечения сохранности;

Основная деятельность

2.5. автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов, в том числе создание системы управления информатизацией архивов и электронными ресурсами с целью обеспечения внутреннего информационного взаимодействия в архивной сфере и упрощения доступа граждан и организаций к архивным услугам и архивным документам (и/или их цифровым копиям), прежде всего - через сеть Интернет [29].

Срок реализации Программы установлен c2011 по 2020 годы. Предполагается, что практическое осуществление названных задач будет происходить в два этапа: первый в 2012-2016 гг; второй в 2017-2020 гг [20].

В природе нет ничего вечного, и естественно, что цифровые носители тоже подвержены процессам старения. Хранение данных на цифровых носителях тоже не даёт полной гарантии сохранности данных при долгосрочном хранении. Чтобы минимизировать риск утраты данных, цифровые носители следует периодически тестировать, а также своевременно переписывать их содержимое на носители форматов следующего поколения [33].

По итогам вышесказанного можно сделать вывод, что в настоящее время все больше внимания уделяется вопросам сохранности культурных ценностей. В этой связи утверждаются государственные программы, в рамках которых применение новых технологий, инновационных подходов, а также мирового опыта позволит обеспечить сохранность культурного наследия, исторически значимых документов. Поэтому в наше время всё больше российских библиотек осуществляют перевод бумажных документов в электронный вид.