Создание пользовательского меню в СУБД Access

Система меню – изображение на экране списка команд для выбора пользователем следующего действия системы путем указания выбранной опции средствами управления курсором. На рис. 11 представлено главное меню для учета кадров с действием первого пункта, вызывающего ниспадающее меню.

Рис. 11. Меню для учета кадров

Система меню проектируется посредством создания макросов [2].

Макросом называют набор из одной или более команд, выполняющих определенные, часто используемые операции, например, открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых действий. Если записать эти действия в виде макроса, то они будут выполняться автоматически при запуске макроса. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выведет на экран форму. Поэтому перед проектированием меню должны быть созданы объекты приложения (таблицы, запросы, формы, отчеты). Основным компонентом макроса является макрокоманда, которая самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяет выполняемые в макросе действия. Серия макрокоманд, из которых состоит макрос, выполняется каждый раз при его запуске.

Для создания макроса необходимо открыть вкладку Создание и нажать кнопку Макросы в окне базы данных. Появится окно конструктора макросов.

В окне конструктора макросов создается список макрокоманд, которые требуется выполнить при запуске макроса. При первом открытии конструктора макросов будут отображены столбцы Макрокоманда, Аргументы и Примечание.

В столбце Макрокоманда перечисляются команды, подлежащие выполнению (например, открыть форму, распечатать отчет, выполнить запрос). Чтобы в ячейке столбца Макрокоманда задать нужную макрокоманду, ее следует выбрать из списка. Для построения исходного меню в ячейке Макрокоманда следует выбрать Добавить меню.

Образцы заполнения полей конструктора макросов для меню учета кадров представлены на рис. 12 а), б), в), г).

а) б)

в) г)

Рис. 12. Поля макросов в режиме конструктора:

а) макрос «Главное меню»; б) макрос «Кадры»;

в) макрос «Ввод данных»; г) макрос «Ввод данных об учебе»

Примечание, содержит комментарии к командам. При выполнении макроса оно игнорируется, однако его заполнение делает текст макроса понятнее.

Выполнение каждой макрокоманды зависит от ее аргументов. Аргументы вводятся в специально отведенные для этого поля, расположенные в нижней части окна конструктора макроса. Аргументы могут вводиться с помощью клавиатуры, однако, по возможности, лучше выбирать их из списка, чтобы избежать некорректных значений. После заполнения окна конструктора макросов и аргументов макрокоманд, созданное пользовательское меню необходимо сохранить под именем Главное меню.

Далее следует открыть новое окно конструкторамакросов. Затем на вкладке Конструктор необходимонажать кнопку Имена макросов. В столбце Имя макроса ввести вручную название макроса. При создании макросов в полях Имя макроса следует повторять названия пунктов главного меню. Затем выбрать макрокоманду (например, открыть форму) и форму из окна аргументов макрокоманд, которую будет открывать созданный макрос – см. рис. 12 в) и г). Макросы создаются по числу макрокоманд в системе меню.

Для того чтобы, пользовательское меню отражалось вместо основного меню Access, нужно во всех формах и отчетах находясь в режиме Конструктора нажатьна кнопку F4 либо вызвать контекстное меню правой кнопки мыши и нажать кнопку Свойства. Откроется окно свойств, где на вкладке Другие в пустом поле Строка меню нужно вручную набрать имя макроса пользовательского меню Главное меню.

Выполнение макроса может начинаться по команде пользователя, при вызове из другого макроса или процедуры обработки события, а также в ответ на событие в форме, отчете или элементе управления. Чтобы запустить макрос нужно нажать на кнопку Восклицательный знак либо на макросе Главное меню в области переходов > Работа с базами данных > Надстройки > Команда меню.

Вопросы для самоконтроля лекции

1) В чем назначение нормализации баз данных?

2) Что обеспечивает первая нормальная форма базы данных?

3) Что обеспечивает вторая нормальная форма базы данных?

4) Что обеспечивает третья нормальная форма базы данных?

5) Зачем нужны в таблицах ключевые поля?