Обустройство и оборудование служебных помещений

Офис — это не простой рабочий кабинет или пространство приложения труда, скорее это — система организации упра­вленческого труда с определенными формами взаимоотноше­ний, условиями труда, способствующими успешному выполнению оперативных и перспективных задач с минимальными тру­дозатратами.

Еще в 1658 г. Ян Амос Каменский написал такую рекоменда­цию: "Кабинет есть место, где человек, изучающий науки, сидит вдали от людей, отдавшись занятиям. Он читает книги, которые кладет возле себя на пульт и из них в свою записную книжку заносит все лучшие места или отмечает эти места в книгах под­черкиванием или звездочкой на полях. Намереваясь заниматься ночью, он ставит свечу в подсвечнике и снимает с нее нагар свечными щипцами. Перед свечой он ставит ширмочку, обычно зеленую, чтобы не притупилась острота зрения".

Современный человек, проводящий на службе значительную часть своей жизни, совершенно закономерно желает внести в нее комфорт, респектабельность и эстетическое удовольствие. И это распространяется на все то, что окружает его на рабочем месте. Поэтому современная оргтехника, средства связи и офисная ме­бель создаются с учетом высоких требований заказчика.

При организации офиса не следует спешить, ибо вы рискуе­те не только свыкнуться с непривлекательным интерьером, но и потерять возможных клиентов, так как все временное, сделан­ное быстро, имеет тенденцию задерживаться надолго. А что­бы создать уютный, удобный и респектабельный офис, необ­ходимо начать с четкой программы действий. Конечно, это, в первую очередь, оптимизация коммерческой и другой деятельно­сти фирмы, создание удобств для повседневной работы персона­ла.

Особенность творческой (а бизнес есть высокое творчество) работы — ее незащищенность от внешних посягательств, от об­становки, условий самой работы. Оснащению кабинетов всегда придавалось и сейчас придается особое внимание. Постинду­стриальное хозяйство в своей основе представляет информаци­онную систему. Необходим инструментарий для обработки ин­формации, но это не значит, что все кабинеты надо заставлять компьютерами. Огромные суммы, затраченные на автоматиза­цию офисов, иногда экономически неоправданны.

Есть новые идеи обустройства офисов как "помещения без территории". Подобные эксперименты на фирмах, в частности в Финляндии, дают положительные результаты. Например, одна из фирм оборудовала офис мягкой мебелью — диванами и кре­слами с откидными спинками, что создало очень комфортную обстановку, располагающую к беседам, обмену идеями, а не к тому, что называется "труд за письменным столом".

Для каждого отдельного помещения необходимо составить наилучший вариант расположения мебели. С этой целью неко­торыми фирмами подготовлены компьютерные программы. До­статочно иметь несколько параметров помещения и размещае­мой в нем мебели, чтобы с помощью компьютера составить два, три наиболее подходящих варианта планировки помещений.

Интерьер помещений. Необходимо помнить следующие основные позиции каждого помещения:

— пол, стены и потолок;

— оконные проемы и их оборудование;

— мебель, сейфы, стеллажи и другое специальное оборудо­вание;

— технические средства труда;

— отопление, водоснабжение, кондиционирование;

— освещение и цветовые решения;

— декоративные, архитектурные, растительные элементы дизайна;

— эмблемы, носители фирменного стиля.

Интерьер офиса расскажет о вашей фирме, о степени духов­ного развития, интересах, финансовой состоятельности, успехе. И задача при создании фирмы — обеспечить себе с помощью дизайна доброжелательный, престижный имидж.

Удачный дизайн делает помещения, которые изначально не были предназначены для этой цели, функционально пригодными для этой фирмы.

Цветовая палитра помещения требует серьезного внима­ния, так как создает индивидуальность этой фирмы. Продуман­ное цветовое оформление не только улучшит освещенность, но и создаст хорошее настроение. Следует избегать активного си­него и сочно голубого цвета — будет клонить ко сну. Работа в красном помещении утомляет, да и посетители в подобной обста­новке чувствуют себя неуютно, неуверенно. Неплохое влияние оказывают оттенки зеленого цвета, фисташковый фон, особенно если на этом фоне есть картина, календарь. Непременная деталь офиса — зеленое пятно, предпочтительно искусственное деревце, которое украсит кабинет, создаст определенный настрой, отдых глазу.

Воздействие шума на сотрудников фирмы оказывает ощу­тимое влияние на их работоспособность, поэтому необходимо снизить уровень шума при помощи шумопоглощающих мате­риалов. Однако в некоторых суперсовременных офисах удалось создать стерильно чистую звуковую среду, освобожденную от каких-либо шумов, что также привело к отрицательным послед­ствиям — быстрой утомляемости работающих, появлению ми­грени, низкой производительности труда. Причина — человека лишили привычного окружения, закрыли доступ шума в офис. Необходимо позаботиться о другом звуковом наполнении. Это могут быть магнитофонные записи полюбившихся мелодий или каких-либо других естественных звуков (птичье пение, журча­ние ручья и т. д.). Психологи и акустики уже создали несколько "меню", где подобраны сочетания звуков, снижающие утомляе­мость при напряженной работе.

Необязателен, но желателен в комнате ионизатор воздуха.

Обустройство помещений. Для правильного обустрой­ства помещений, прежде всего, следует определить и учесть вкусы сотрудников. Необходимо попытаться отразить специфику фир­мы в ее интерьере, в подборе мебели и оборудовании, которые должны быть максимально комфортными и функциональными.

Необходимо подумать и обустроить места переговоров с кли­ентами фирмы. Следует помнить, что применение аудиовизуаль­ной техники сделает рутинную работу более привлекательной, повысит престиж фирмы в глазах клиента.

Планировка помещений и техническое обеспечение рабочих мест

Выбрав площадь под офис, следует, прежде всего, провести работы по обмеру помещения. Затем, зная число сотрудников фирмы, необходимо составить перечень оборудования и мебели.

Творческий процесс формирования пространственной среды следует начинать с подготовки чертежей, которые позволят на­глядно представить желаемую планировку. Их следует выпол­нять в масштабе 1:50, а если площадь небольшая, то — в мас­штабе 1:25. Мебель и оборудование изображают в том же мас­штабе, что и планы помещений. Для большей наглядности мож­но изготовить макет обустройства помещений, вырезав модели из бумаги.

Каждое помещение условно делится на четыре функциональ­ные зоны: входную, выходную, информационную и зону хране­ния документации. При планировке не следует забывать об опти­мальных нормах. Например, рабочая площадь, занимаемая рядо­вым сотрудником, не менее 4,25 м². Там могут быть размещены рабочий стол с приставкой для оргтехники, полка для хранения документации, рабочий стол и стул для посетителей. Кроме того, нужно предусмотреть подходы и зоны общего пользова­ния.

Определив на эскизах планировку функциональных зон, мож­но приступить к расстановке на плане мебели и оборудования. Данные предложения по организации офиса имеют общий харак­тер, и при рассмотрении вопросов оборудования рабочих мест выбрано только то оборудование, которое в какой-то мере влия­ет на интерьер помещения.

Информационная технология. Значительным современ­ным достижением науки является внедрение информационных технологий (ИТ) — обработка информации электронными сред­ствами. За последние годы возросло влияние автоматизации на производственные процессы. Например, обычный телефон трансформирован таким образом, что может сам получать со­общения с помощью автоответчика, обеспечивать большой объ­ем информации с использованием модема, посылать документы (факс), проводить конференции не покидая офиса с помощью электронной офисной АТС.

Мебель. Существует множество отечественных и зарубеж­ных фирм, которые проектируют и изготовляют перспективные образцы офисной мебели. Офисная мебель различается по степе­ни своего назначения:

— наборы для кабинета руководителя (столы со стулом, сто­лы для совещаний, наборы шкафов, кресел, тумб под аппарату­ру, шкафов для одежды);

— наборы для секретаря-референта (стол, шкаф для доку­ментов, тумбы под аппаратуру, шкафы и др.);

— рабочее место программиста (специальный стол, шкафы и др.);

— рабочее место для сотрудников фирмы (столы с тумба­ми, картотечные; шкафы для одежды, документов — открытые, закрытые, комбинированные);

— комплекты для холлов, зон отдыха (кресла, диваны, жур­нальные столики и др.).

При создании нового офиса желательно приобретать мебель в виде гарнитуров, которые обеспечат уют и комфортные усло­вия на каждом рабочем месте.

Серьезное внимание следует уделить комплектованию рабо­чих мест оргтехникой:

— настольными приборами (органайзерами, картотеками, лотками для бумаг, степлерами и др.);

— мелкоофисной техникой (дыроколами, чертежными при­надлежностями и др.);

— товарами для делопроизводства (папками, регистрами файловыми и др.);

— бумажной продукцией (бумагой, термобумагой, конверта­ми и др.);

— письменными принадлежностями (ручками, карандаша­ми, фломастерами и др.).

Этикет современного офиса — подвижная, постоянно расширяющая себя среда, которая оказывает ощутимое влияние на успешную работу фирмы. Необходимо помнить, что неотъем­лемым атрибутом современного бизнеса является вежливость, добропорядочность, честность по отношению к сотрудникам и клиентам.

Заключение. Успех коммерческой деятельности в услови­ях рынка зависит от организации современного офиса: место­расположения и типа здания, оборудования внутренних помеще­ний, оснащения рабочих мест сотрудников, руководства, а также устройства места приема партнеров и клиентов.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Что необходимо учитывать и проанализировать при выбо­ре здания под офис?

2. Какие требования необходимо соблюдать по охране труда и строительным нормам, предъявляемым к зданиям?

3. Охарактеризуйте требования к зданиям как части инфра­структуры бизнеса.

4. Определите эффективность использования рабочего и вспомогательного пространства помещения.

5. Каким образом определяется потребность в производствен­ных помещениях?

6. Перечислите требования, предъявляемые к процессу обустройства служебных помещений.

Литература: [12]; [17]; [35]; [41].