Тема 9. Информационные технологии в финансовом менеджменте.

Логистика - это системный инструмент управления, позволяющий управлять всеми материальными потоками и запасами, финансовыми и информационными потоками, сопровождающими движение материалов и услуг на предприятии. Главной целью использовании логистических подходов является обеспечение эффективного в отношении снижения общих затрат и удовлетворения требований конечных потребителей управления.

Достижение предела в снижении производственных затрат.

Как правило, в этом направлении фирмой уже выбраны резервы, а использование логистики открывает неожиданные новые возможности.

Неправильное распределение товарных запасов.

Обычное распределение товаров - 50% у производителя и дистрибьюторов, а 50% в розничной торговле. Использование логистики позволяет снизить долю розничных торговцев до 10% (высвободив омертвленные 40%).

Непрерывное повышение транспортных издержек.

Это общая тенденция, например из-за подорожания горючего. Альтернативные перевозкам приемы (продуктовые линии, запасы, и т.д.) позволяют уменьшить затраты на перевозки.

Осознание важности обработки информационных потоков.

Уровнь определения местонахождения каждой единицы продукции данный момент предопределило потребность в обработке громадных объемов данных. Современные информационные технологии позволяют реализовать такую обработку. В частности, информационные технологии дают возможность для сравнения качества услуг различных поставщиков, оценки эффективности товародвижения. Наконец, приходит понимание, что обрабатывать информационные потоки не менее необходимо, чем материальные.

Рассмотрим наиболее важные логистические функции.

1. Обеспечение качества обслуживания потребителей требует от фирм постоянных усилий, в частности, по обеспечению требований стандартов ISO-9000 Международной организации по стандартизации. Общепринятая концепция управления качеством на всех этапах процесса производства и распределения естественно увязывается с логистическим подходом, который играет определяющую роль в обеспечении доставки товаров нужного качества в нужное место и в нужное время, в доведении услуг до потребителя.
2. Управление закупками обеспечивает решение комплекса задач по определению потребностей, стратегическому и оперативному планированию поставок, выбору поставщиков, выбору оптимальных объемов и сроков поставок, заключению договоров, определению видa транспорта и т.д. Эта функция весьма важна, так как объемы и условия поставок, размещение поставщиков непосредственно влияют на логистические издержки.
3. Транспортировка - это реализация материального потока. Затраты на транспортировку в некоторых видах деятельности достигают более 2/3 логистических издержек. В логистике транспортировку определяют как совокупность перевозки, погрузки-разгрузки экспедирования, промежуточного складирования и т.п.
4. Управление перевозкой включает в себя выбор транспорта, перевозчика и экспедитора, маршрута доставки и т.п.
5. Управление запасами. Всегда есть необходимость иметь запасы для обеспечения бесперебойного производства, исключения неудовлетворенного спроса. Однако превышение минимально необходимого объема запасов приводит к омертвлению средств, снижению оборачиваемости. Затраты на обеспечение запасов могут достигать 20-60% всех логистических издержек. Поэтому решение оптимизационной задачи достижения минимума затрат на обеспечение запасов при ограничениях объема запасов снизу, обеспечивающих бесперебойную работу - важнейшая функция логистического менеджмента.
6. Управление заказами включает сбор заказов, заключение и ведение договоров, определение сроков и условии поставок. Фактически обеспечение работы распределительной сети предприятия или логистических посредников. Затраты в этой деятельности не столь велики, но важность ее существенна, так как именно она определяет конечный уровень обслуживания потребителей.

· Операционный менеджмент (управление производственными процедурами) - это комплекс мер по снижению затрат и повышению качества продукции, реализуемый в производстве путем управления потоками сырья и незавершенной продукции. При этом решаются частные задачи минимизации промежуточных запасов сырья и не завершенной продукции, прогнозирования потребности в сырье, сокращения производственного цикла и т.д.

· Ценообразование. Эта функция определяет уровень общих логистических издержек, составляющих базовую цену готовой продукции. Она определяется логистической стратегией фирмы-производителя. Важно, что отпускная цена для потребителей определится исходя из конъюнктуры рынка, уровня цен конкурентов, прогноза сбыта, т.е. уже не логистическими, а маркетинговыми факторами.

Физическое распределение является комплексной функцией, предусматривающей все операции, связанные с движением готовой продукции в структурах торговых посредников и товаропроизводителей. Это - планирование распределения, управление реализацией заказов, обслуживание потребителей, транспортировка.

Подбор тары и упаковки имеет большое значение для повышения рыночной привлекательности товара. Применение прогрессивных видов тары с улучшенными весогабаритными размерами снижает логистические затраты, типовая упаковка позволяет автоматизировать складские операции. Послепродажный сервис обеспечивает возврат товаров некондиционного качества, а также снабжение запчастями и гарантий обслуживание и ремонт.

Развитие и формирование логистической системы. Изменение условий рынка и организационной и финансовой политики предприятия ведет к необходимости постоянного совершенствования или даже пересмотра действующей логистической системы. Отсюда и соответствующая система автоматизации обязана быть открытой, гибко реагирующей на изменения. Выработка логистической стратегии предприятия в связи с рыночной политикой предприятия. Управляющий логистикой отвечает за контроль и исполнение стратегических планов предприятия по всей линейке товарного движения: направлениям закупки, транспортировки, складских запасов, продаж и т.д. А эти действия определяются рыночной стратегией предприятия.

Администрирование и координация. Почти вся организационная Деятельность предприятия прямо или косвенно связана с логистикой. Поэтому служба логистики должна координировать деятельность других служб и подразделений, связанных с контролем наличия запасов и их движением, внутренним и внешним транспортом, управлением финансовыми потоками, размещением заказов.

Операционный менеджмент. Взаимодействуя с производственным (операционным) менеджментом, логистика решает две группы задач.

1. В области внутрипроизводственной логистики - управление производственными запасами сырья, незавершенной и готовой продукцией в процессе производства, организация заказов на материалы в структурных подразделениях, управление технологическим транспортом, складским хозяйством и т.д.
2. В области внешней логистики - управление логистическими функциями, обеспечивающими снабжение и сбыт. К ней же относится группа логистических функций, обеспечивающих сервис и послепродажное обслуживание товаров и готовой продукции - доставка, сервисное и гарантийное обслуживание, обеспечение запчастями и комплектующими. Финансовый менеджмент взаимодействует с логистикой по следующим аспектам.

Эффективность логистических решений. Она оказывает непосредственное влияние на объем и оборачиваемость капитала фирмы, так как большая часть капитала вложена в материальные ресурсы и готовую продукцию.

Издержки во внешних каналах. Они сопоставимы с себестоимостью продукции, а иногда и превышают ее. Поэтому важно объединить усилия логистического и финансового менеджмента в первую очередь для снижения затрат по закупке сырья и сбыту готовой продукции.

Именно в логистической системе формируется первичная информация по дебиторско-кредиторской задолженности, которая используется далее в контуре бухгалтерского учета.

В контуре бухгалтерского учета выделяются и анализируются составляющие логистических издержек, знание которых необходимо для принятия управленческих решений.

Основные принципы построения ИСЛП

Полнота информации и пригодность ее для использования.

Менеджер-логистик должен получать информацию в том виде, месте и с той полнотой, которые необходимы для обеспечения управления логистической системой.

Точность представления данных.

При предельно низких уровнях рента-бельности (единицы процента), обусловленных высокой конкурентностью, даже погрешность 1% в оценке уровня запасов может иметь серьезные последствия.

Своевременность информации.

Как правило, в современных системах управления используется режим on line.

Проблемная ориентация.

ИСЛП ориентируется именно на выявление и уменьшение логистических издержек, экономию ресурсов, улучшение качества. Затраты на нее должны быть необходимы и достаточны именно для поставленных целей, не более того.

Адекватность и адаптируемость.

Циркулирующая в ИСЛП информация, выходные формы должны полностью удовлетворять потребности персонала и иметь возможность оперативно модифицироваться в случае необходимости.

Совместимость по форматам данных.

Это совершенно естественное общее требование, так как ИСЛП является частью общей информационной системы предприятия.

Управление запасами.

Функциональная область включает задачи, относящиеся к бизнес-процессу "Управление запасами":

· автоматизированное оформление документов с использованием сканера и штрих-кодов;

· учет внешних документов - приходных накладных, накладных на возврат товаров поставщикам, накладных на возврат товаров от потребителей, входящих и исходящих счетов-фактур;

· учет внутренних документов - приходных ордеров, актов согласования, документов на перемещение товаров между складами, накладных на отпуск в подразделения или в производство;

· учет ведомостей инвентаризации, формирование и учет актов списания недостач и оприходования излишков;

· ведение единых карточек складского учета;

· управление товарными запасами на основании гибко настраиваемых критериев;

· разнесение накладных расходов по товарам, хранящимся складах;

· переоценка товаров с помощью актов переоценки;

· хранение истории учетных цен по каждой партии товара, хранящейся на складе;

· поддержка комплектов товара и учет актов на комплектацию и разукомплектацию товара;

· партионный учет товаров на складе;

· учет товаров на складе по месту хранения;

· формирование товарных отчетов для последующей отработки в бухгалтерском учете данных о внутренних перемещениях товаров;

· формирование отчетов о товарных запасах с детализацией по товарам, группам, партиям, складам и т.п.

Управление сбытом

Bключает задачи, относящиеся к области "Управление сбытом":

· учет номенклатуры реализуемых товаров с детализацией по модификациям и упаковкам;

· учет и контроль исполнения заказов от потребителей на товары и услуги;

· учет и контроль исполнения договоров с потребителями;

· учет цен реализации товаров и услуг с детализацией по модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и складам, с которых отгружаются товары;

· формирование и переформирование прайс-листов;

· оформление счетов на оплату с учетом скидок, наценок и на налогов, контроль их оплаты;

· резервирование товаров при оформлении счетов на оплату и снятие резерва;

· оформление товарно-транспортных накладных и исходящих счетов-фактур для передачи их потребителям;

· учет финансовых и материальных трансакций по расчету с потребителями в разрезе лицевых счетов и договоров;

· формирование товарных отчетов для последующей отработки в бухгалтерском учете данных о реализации товаров;

· формирование отчетов о деятельности, связанной с реализацией - сводных или детализированных по товарам, группам товаров, потребителям, лицевым счетам и т п.

Контрольные вопросы

1. Чем принципиально отличается логистика от движения товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учете?
2. Охарактеризуйте логистику как системный инструмент.
3. Почему в последние годы при автоматизации бухучета так востребована логистика?
4. Как соотносятся системы автоматизации бухучета и системы автоматизации логистики?
5. Обоснуйте неразрывность в логистике материальных и информационных потоков.
6. Покажите взаимосвязь задач, функций и интерфейса в процессе автоматизации логистики.
7. Сформулируйте требования к подсистеме "Логистика", реализуемой ППП "ПАРУС".

Литература

1. Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов / Под ред. Г.А. Титаренко. - 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 439 с.
2. Клепцов М.Я. Информационные системы органов государственного управле-ния. - М.: РАГС, 1996.
3. Неруш Ю.М. Логистика: Учебник для вузов. - 2-е изд. - М.: ЮНИТИ, 2000.
4. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные системы в эконо-мике. - М.: ЮНИТИ, 2000.
5. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов / Под ред. И.Т. Трубилина. - М.: Финансы и статистика, 1999.