Методика Дэвида Аллена GTD («Getting Things Done»)

Законспектировать материал лекции.

Метод «Кайросов»

В традиционном тайм-менеджменте используется два ключевых понятия времени, хронос и кайрос. Корни этих понятий уходят глубоко в античную историю, поскольку ещё древние греки разделяли хронос — линейное время в виде хронологической последовательности событий и кайрос — удобный момент, подходящий случай, который, по мнению самих же древних греков, всегда наступает неожиданно, и поэтому им очень трудно воспользоваться.

Однако современные технологии тайм-менеджмента делают всё возможное для того, чтобы приручить столь трудноуловимый кайрос.

Кайрос — это момент, в который ваши действия будут максимально эффективными, когда удача на вашей стороне и гораздо легче достичь успеха. Крылатый бог Кайрос обычно изображался с прядью волос на голове, за которую, как полагали древние греки, его можно было ухватить. В его руках в свою очередь были изображены весы как символ равновесия возможности и степени ее заслуженности, то есть справедливость судьбы и удачи, достающейся тем, кто ее действительно был достоин.

Кайрос можно перевести, как удобный момент или обстоятельство для совершения какого-либо дела.

Например, сегодня вы встречаетесь с Пал Палычем по вопросу строительства дома. Кроме этого вопроса у вас также есть несколько моментов, которые стоит обсудить. При этом только ради них встречаться не имеет смысла, но решить их стоит. И получается, что встреча является лучшим моментом для решения таких задач. В тайм-менеджменте подобные дела называют «Кайросами». Планирование с помощью кайросов можно отнести к инструментам восточного (гибкого) планирования.

Едете в центр города по работе и при этом давно хотели зайти в банк и положить деньги на счет. В данном случае задача «зайти в банк и положить деньги на счет» будет кайросом. Шли по коридору и увидели коллегу, к которому был вопрос. В этом случае вопрос является задачей «кайросом».

Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени. Например: «Встречу преподавателя ‒ узнаю о времени консультации по диплому», или «Буду на кафедре ‒ уточню время и место проведения научной конференции». Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить «напоминалку» в мобильном телефоне? Как вспомнить о нужных делах в нужное время? Как определить наиболее благоприятное время для решения задачи, к определенному дню и часу не привязанной? Остается одно ‒ надеяться на свою память, а этого делать не стоит: мозг наверняка будет тревожно и изматывающе напоминать о задаче весь день, кроме того единственного момента, когда вы будете проходить мимо деканата. И потом еще долго память будет изнурять вас чувством вины за упущенный шанс. Разобраться с этой проблемой можно, обратившись к древним грекам, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.

Первое ‒ «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для упорядочения этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи. Жесткие задачи ‒ задачи, привязанные к определенному времени.

Второе обозначение времени ‒ «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими. Гибкие задачи ‒ задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств). «Кайросы», или удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами. Контекст ‒ это совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи. Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах.

Все контексты условно можно разделить на четыре группы:

1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду в банке», «когда буду в институте», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе, дома».

2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдёт приятель».

3. Внешние обстоятельства. Принять решение можно, учитывая не зависящие от вас обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если будет хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа».

4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от вашего состояния. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я чувствую себя больным/здоровым», «если будет настроение», «когда почувствую в себе силы».

Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают. Контекстное планирование ‒ планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи. Наладить систему контекстного планирования достаточно просто. Для этого следует придерживаться следующей техники контекстного планирования, состоящей из трех основных шагов:

Шаг 1. Выделить типовые личные контексты, наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5 – 7).

Шаг 2. Составить список задач под каждый контекст.

Шаг 3. При приближении контекста ‒ просмотреть список соответствующих этому контексту задач.

Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр нужного раздела в подходящий момент, быстро входит в привычку.

Инструменты контекстного планирования. К основным инструментам, с помощью которых можно создать систему контекстного планирования, относятся: ежедневник; стикеры, закладки для гибких задач; доска для контекстного планирования; MS Outlook; ежедневник.

Система контекстного планирования может быть реализована в обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты (как в первом шаге контекстного планирования). В ежедневнике создают категории или разделы, соответствующие этим контекстам, в которые записывают необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

Стикеры, закладки. Другой способ управления кайросовыми задачами ‒ использование стикеров. Гибкие задачи выписывают на стикеры, которые приклеивают либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры разных цветов. При этом вы избегаете необходимости постоянного переписывания задач, переходящих изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса», и вычеркиваний выполненных задач. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.

Доски для контекстного планирования. Это наиболее наглядный инструмент планирования, особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Участок стены, увешанный стикерами, рядом с вашим рабочим столом, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника ‒ это тоже доски планирования. При этом правила организации досок планирования для командной или индивидуальной работы будут одни и те же. Использование данного инструмента позволяет связать несколько контекстов. Чаще всего встречается структурирование задач по таким «кайросам», как «люди» и «задачи/проекты».

MS Outlook. Контекстное планирование в Outlook удобно налаживать с помощью категорий задач. Создавая задачу, ей можно присвоить одну или несколько категорий. Преимущество контекстного планирования в Outlook ‒ одну и ту же задачу можно видеть из совершенно разных категорий. Например, задачу «Обсудить с преподавателем вопросы по дипломному проекту» можно отнести к категориям «Преподаватель», «Диплом», «Институт». Таким образом, мы сможем видеть эту задачу и перед разговором с преподавателем, открыв категорию «Преподаватель», и при планировании работ по проекту, открыв категорию «Диплом», и приехав в здание института, открыв категорию «Институт». В этой особенности заключается главное преимущество электронного планирования перед бумажным.

Методика Дэвида Аллена GTD («Getting Things Done»)

Основная идея метода GTD ‒ перестать хранить дела «в голове», а вести их учет, составляя так называемые «ToDo-списки».

Первый этап ‒ «выгрузка» дел на носитель ‒ будь то лист блокнота или электронный документ («корзина») ‒ снимает напряжение, уменьшает опасения забыть что-то важное. Как только человек получает задачу на исполнение извне или формулирует ее для себя сам, он должен тут же поместить ее «в корзину» ‒ временное хранилище информации. Основная идея «корзины» ‒ не упустить полезную информацию и получаемые задачи.

Второй этап ‒ «разгребание корзины», когда каждый ее элемент рассматривается и может переноситься в «ToDo-списки», в календарь, перепоручаться или просто удаляться.

Третий этап – организация задач в проекты по принципу системной иерархии. Каждую задачу можно детализировать, разбивая ее на более мелкие шаги. В GTD используется контекстное планирование, поскольку некоторые задачи могут быть выполнены только на работе или, наоборот, только дома. Группируя дела по контексту «Телефон», можно сразу составить список телефонных звонков.