ЛЕКЦИЯ № 4 КЛАССИФИКАЦИЯ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Персональная документация. Комплекс персональной документации включает в себя:

1. Документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами (паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство о рождении, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности, медицинская справка и т.д.).

2. Документы, выдаваемые работникам организации по месту работы.

3. Документы, составленные работником и направляемые работодателям (резюме, заявления, жалобы, объяснительные записки и т.д.).

4. Служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работников (анкеты, протоколы собеседований, аттестационные материалы, характеристики и т.д.).

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются государственными стандартами.

Договорная документация. Комплекс договорной документации включает в себя:

1. Соглашение – правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений между представителями работников и работодателей.

2. Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работником и работодателем в лице их представителей.

3. Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем.

Распорядительная документация.В комплект распорядительной кадровой документации входит набор различных по назначению приказов по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора.

Издание приказов по личному составу обязательно при:

1. Назначении, передвижении и освобождении от должности.

2. Вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий.

3. Утверждении системы оплаты труда.

4. Выплате денежных вознаграждений.

5. Повышении квалификации, присвоении разрядов.

6. Смене фамилии.

7. Предоставлении внеочередного отпуска.

Приказ является основанием для внесения соответствующих записей в трудовую книжку и другие документы.

Такой приказ обычно подписывается первым руководителем и обязательно визируется руководителем кадровой службы (на документе может быть гриф согласования или вторая подпись).

По структуре приказ по личному составу может быть простым и сложным. Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела: принять, назначить, уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если он охватывает круг лиц – сводным.

Сложный приказ объединяет несколько распорядительных разделов.

Для автоматизированной системы обработки информации удобен простой индивидуальный приказ.

В приказе обязательна ссылка на основание включения данного пункта в приказ. Для этого ниже раздела приказа с абзаца печатается слово «Основание», ставится двоеточие и печатается наименование документа, который является основанием для принятия управленческого решения.

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. В приказе по личному составу обязательна виза ознакомления: от левого поля печатаются слова «С приказом ознакомлен», ставится двоеточие, после которого проставляется подпись работника без расшифровки.

Состав постоянной информации любого приказа по личному составу следующий:

1. Распорядительное действие (печатается заглавными буквами).

2. ФИО лица.

3. Должность и структурное подразделение.

4. Дата вступления в силу данного приказа.

5. Обязательные условия.

6. Основание.

В тексте приказа не должно быть никаких сокращений, опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях. Номер документа формируется по книге регистрации и литера К (например, № 03К).

Приказы о поощрениях и взысканиях имеют вводную часть, которая начинается со слов: «В связи…», «В целях…».

В системе автоматизированного кадрового делопроизводства существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые утверждены Постановлением Госкомстата России № 26 от 06 апреля 2001 года.

Приказы по личному составу регистрируются в регистрационно-контрольной карточке. В ней указываются дата и номер приказа, содержание и автор, местонахождение документа и его копии.

К номеру приказа может быть добавлен литер:

К - прием, передвижение, увольнение и т.д.

КМ - приказ о командировках.

КО - приказ о предоставлении отпуска.

КП - приказ о поощрении.

Учетная кадровая документация.Учет и отчетность в кадровой службе должна отражать множество персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Процесс документирования учета и отчетности в кадровой службе включает в себя следующие этапы:

- формирование массивов информации;

- внесение необходимых изменений и дополнений в учетные формы работников;

- составление отчетности по кадрам и выдача справочно-аналитической информации по запросам.

Учетные массивы информации о работниках бывают первичными и вторичными. Первичные – это исходные персональные данные, содержащиеся в персональных документах. Вторичные – персональные данные, систематизированные по тематическим блокам.

Формирование учетной информации. Цель формирование учетной информации – создание справочного учетного аппарата. Это может быть журнал учета, карточки, алфавитные книги, которые заполняются на основании персональных документов. Документы учетного справочного аппарата заполняются на основе персональных документов.

Самым удобным документом учета сотрудников предприятия является алфавитная книга. В ней должна быть сосредоточена следующая информация о сотруднике: ФИО, дата рождения, образование, должность, семейное положение, состав семьи, домашний адрес, продвижение по службе, сведения об увольнении. При увольнении сотрудника данные о нем не исключаются из алфавитной книги: просто делается отметка об увольнении с указанием нового места работы и причин увольнения. Такое сохранение информации облегчает справочно-информационную работу по уволенным сотрудникам.

Карточка Т-2. Это основной учетный документ, который заполняется на все категории работников после приема на работу. Карточка состоит из 4-х страниц, на которых расположены тематические блоки, которые отражают все персональные данные о сотруднике, необходимые для работы кадровой службы.

Первая и вторая страницы заполняются при поступлении сотрудника на работу и содержат общие сведения о работнике. Внесенные сведения заверяются подписью руководителя кадровой службы и работника.

Третья и четвертая страницы заполняются в процессе работы сотрудника на предприятии. В той части, где копируются записи из трудовой книжки, должна быть подпись работника за каждую внесенную запись.

Карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без исправлений и разборчивым почерком.

При заполнении карточки в электронной форме должен быть бумажный вариант карточки, который выполняет страховую функцию. Карточки систематизируются по алфавиту, при увольнении работника не уничтожаются, а переводятся в картотеку уволенных сотрудников.

Контрольные вопросы

1. В каких документа фиксируются персональные данные работников?

2. Чем отличается трудовой договор от коллективного договора?

3. При каких условиях необходимо издание приказов по личному составу?

4. Что такое простой индивидуальный приказ?

5. Каков состав обязательной информации любого пункта приказа по личному составу?

6. Обязательна ли в приказах по личному составу констатирующая часть?

7. Как формируется регистрационный номер приказа по кадрам?

8. Какова цель формирования комплекса учетной документации?