Понятие назначение и виды визитных карточек

В последнее десятилетие в России визитные карточки стали широко использоваться не только дипломатами, но и в самых различных сферах деловой жизни.

Основное назначение визитной карточки:

- представление официальных лиц;

- представление деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч;

- может рассматриваться как удостоверение личности (в Японии, Корее);

- может быть средством заочного контакта;

- использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства;

- может служить средством передачи краткой информации, приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров и т.п.;

- можно послать в качестве приглашения на неофициальный прием, чтобы сообщить об изменении адреса, как сопровождение чека, посланного врачу, адвокату, нотариусу.

Виды визитных карточек:

1. Деловая стандартная карточка. На ней указаны: фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс. Карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения контактов. Используется в случае состоявшегося знакомства.

Стандарты для размещения текста на деловой карточке

1. На деловой карточке руководящего сотрудника:

- имя печатается в центре карточки;

- должность – более мелким шрифтом под именем;

- название, адрес фирмы набираются в левом нижнем углу;

- номер телефона, телефакса – в нижнем правом.

2. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей должности:

- в центре печатается название и адрес фирмы;

- в нижнем левом углу его имя, отчество, фамилия;

- внизу справа – номера телефона, телефакса.

Сфера применения такого вида карточек исключительно служебная. В светской жизни их использовать не следует никогда.

Следует учесть ряд замечаний:

- при написании должности нужно указать область полномочий. Например, не просто «проректор», а «проректор по учебной работе» и т.п.;

- если визитка напечатана на иностранном языке, фамилия и имя пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой. В иностранных языках понятие «отчество» отсутствует и его могут воспринять как второе имя;

- номер домашнего телефона на стандартной визитке не проставляют. Исключение составляют адвокаты и страховые агенты.

2. Представительская карточка. На этой карточке указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должности, но не проставляют координаты – ни адрес, ни телефон. Карточку используют для специальных и представительских целей. Ее вручение не означает намерение владельца продолжать контакты с собеседником.

3. Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием адреса, телефона, телефакса (телекса). Применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

4. Супружеские карточки – вариант неслужебных визиток. Супруги могут иметь каждый свою карточку. Иногда муж и жена используют совместную, объединенную супружескую карточку. На такой карточке – их имена (первым пишется имя жены), отчества и фамилия, а также домашний адрес и телефон. Эти карточки обычно служат практическим, а не представительским целям, в отличие от персональных визитных карточек. «Супружеские» карточки прикладывают к свадебным и другим подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены, оставляют при совместных неофициальных визитах.

11.2. Вручение визитных карточек:

- визитные карточки вручают лично;

- при знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже;

- если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту;

- если и должность, и возраст одинаковы, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек;

- при деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева;

- на переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.

- не принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.

Посетитель в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита.

Правила вручения визитных карточек:

- при вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами;

- визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть текст;

- свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно назвать вслух;

- в США, Европе особых регламентаций не существует;

- представителям ближневосточных стран карточку вручать следует обязательно правой рукой;

- в странах Азии, в частности в Японии – обеими руками;

- если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком;

- конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер;

- если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать короткую приписку;

- если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо;

- карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы;

- визитные карточки, оставляемые при отсутствии адресата в офисе или дома лично их владельцами, принято загибать в соответствии с местной традицией. В России принято в подобных случаях загибать (а затем распрямлять) правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляется карточка, на ней не пишется.

Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении – произнести вслух.