Официально-деловой стиль

Официально-деловой стиль– это разновидность русского литературного языка. Это стиль, имеющий свои средства выражения. Так, в разговоре мы можем сказать: «С сегодняшнего дня я в отпуске». В официальном заявлении требуется написать: «Прошу считать меня находящимся в отпуске с такого-то числа». Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи – это выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных, общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные сферы человеческих взаимоотношений:

- отношения между государственной властью и населением;

- между странами;

- между предприятиями учреждениями и организациями;

- между личностью и обществом.

В сфере действия официально-деловой речи человек находится на протяжении всей жизни.

Особенности официально-делового стиля:

- содержание должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;

- круг тем ограничен.

Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных, устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Для официально-делового стиля характерны:

- высокая регламентированность речи (твердо установленный набор средств выражения и способов их построения);

- официальность (строгость изложения: слова обычно употребляются в своих прямых значениях, образность отсутствует);

- безличность. В официально-деловом стиле главное – факт, объективное, четкое, без лишних деталей описание

Официально-деловой стиль – самый традиционный и консервативный вариант русского литературного языка.

Одна из сфер применения официально-делового стиля – документирование.

Документы– это письменные тексты, имеющие юридическую значимость: закон, приказ, заявление, доверенность и т.д. Документирование, или создание документа, представляет собой регламентированный процесс записи информации на бумаге или на ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность имеет форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Любой официальный документ выполняет несколько функций. Выделяют общие и специальные функции документа.

Общие функции:

- информационная – любой документ создается для сохранения информации;

- социальная – любой документ является социально значимым объектом, так как обусловлен той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная – документ выступает в качестве средства общения между отдельными элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями;

- культурная – документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции:

- управленческая – документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы, например, организационно-распорядительные;

- правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе, например, законодательные акты;

- функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции определяют общие для разных языковых структур требования к документу. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора, адресата, подпись, дата, номер документа, печать и т.д. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресата в документах на иностранном языке не переводится, печатается на бланке латинским шрифтом. В России требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы государственным стандартом.

9.2. Типы официальных документов.
Структура и содержание служебных документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с оформлением разного рода документов. Документация разнообразна по выполняемым ею функциям, по назначению, по содержанию, по степени доступности содержащейся в ней информации. Можно выделить ряд факторов, позволяющих распределить все документы по отдельным типам и видам.

По фактору адресации документы подразделяют на внутреннюю и внешнюю переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, состоящими в отношениях должностного соподчинения, и подразделениями одной организации. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными лицами, состоящими в подчинении по отношению друг к другу. Документацию этого типа называют официальной.

По содержанию и по назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные и другие виды документов.

По фактору доступности информации, содержащейся в документе, они могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа, конфиденциального характера.

К документам внутреннего пользования относится заявление. Это служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица. Но может быть и коллективное заявление, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или всего коллектива. Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Оно пишется на имя одного лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Основные элементы заявления:

- адресат – наименование должности, фамилия, инициалы лица, которому адресовано заявление – в форме дательного падежа; если адресатом является организация, то ее название употребляется в форме именительного падежа;

- адресант (автор документа) – наименование должности адресанта, фамилия, инициалы – в форме родительного падежа без предлога или с предлогом от; если заявление пишется от частного лица в организацию, то указывается еще и адрес автора документа;

- наименование документа – слово «заявление», после которого ставится точка, если нет предлога от;

- текст заявления;

- дата;

- подпись.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Заведующему экономического отделения

Т.А.Бокий

от студентки 110 группы

Мироновой Н.А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу освободить меня от занятий с 11.09.2006 по 15.09.2006 в связи с поездкой домой по семейным обстоятельствам.

Письмо от родителей прилагаю.

10.09.2006 Подпись

Расположение элементов заявления:

- наименование адресата и адресанта располагается вверху с отступом в половину листа;

- текст размещается по всей ширине листа, ниже слова «заявление» с отступом первой строки;

- после основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется);

- дата указывается слева, подпись ставится справа.