Нормы и правила оформления документов

С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)

Требования к оформлению документации, которые долгое время соблюдались в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, изменились. На протяжении многих лет появлялись новшества в этой сфере, в том числе связанные с электронным документооборотом. Поэтому ГОСТы по делопроизводству 2020 пришлось менять. Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2016. Однако Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил это на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый ГОСТ на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и "Управление документами" (Р ИСО 15489-1).

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.

2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.

3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Общие требования к созданию документов:

¾ Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

¾ При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

¾ Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

¾ Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

¾ Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

¾ Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

¾ При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

¾ Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

¾ Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

¾ Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

¾ Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

¾ Интервал между буквами в словах - обычный.

¾ Интервал между словами - один пробел.

¾ Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

¾ Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

¾ Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

¾ Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

¾ Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.