Окно программы MS Excel.

Общие сведения о рабочих книгах и листах Microsoft Excel.

Электронная таблица — это специальная модель структурирования, представления и обработки произвольной информации, тесно связанная с текстовыми документами и базами данных.

Каждый столбец этой таблицы обозначается латинской бук­вой (А, В, С, D), а каждая строка — порядковым номером (1,2, 3, ..., 30). Для указания на отдельную ячейку таблицы можно использовать адрес, составленный из обозначения столбца и номера строки (Al, B2, D4,...). Программа Excel 7.0 (Excel 97, 2000) входит в пакет Microsoft Office для Win­dowsи предназначена для подготовки и обработки элек­тронных таблиц под управлением Windows.

Документом (т. е. объектом обработки) MS Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терми­нах Excel такой файл называется рабочей книгой (Workbook). В каждом файле .XLS может размещаться от 1 до 255 элек­тронных таблиц, и каждая из них называется рабочим лис­том (Worksheet).

Электронная таблица Excel со­стоит из 65563 строк (rows) и 256 столбцов (columns), разме­щенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целы­ми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами ла­тинского алфавита и римскими цифрами: А, В, ..., Z, АА, АВ, ..., IV. На пересечении столбца и строки располагается основной струк­турный элемент таблицы — ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные — число или текст, — а также формулу для расчета производной информации. Ши­рину столбца и высоту строки можно изменять.

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах (их необходимо предварительно выделить, для чего нажать клавишу Shift и щёлкнуть мышью по ярлычкам выделяемых листов), а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы её можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.

Окно программы MS Excel.

Общий вид окна приложения MS Excel (совместно с окном до­кумента) показан на рис. 1:

Рис 1. Общий вид окна MS Excel

На рисунке показаны заголовок, горизонтальное меню, две панели инструментов, полосы прокрутки, строка состояния.

Ниже панели «Форматирование» располагается строка фор­мул, в которой набираются и редактируются данные и формулы, вводимые в текущую ячейку.

Ниже строки формул находится заголовок столбца (с обозна­чениями - номерами А, В, С, ...), а в левой части экрана — за­головок строки (с номерами 1, 2, 3, ...). В левой части заго­ловка столбца (или в верхней части заголовка строки) имеет­ся пустая кнопка для выделения всей таблицы.

Ячейка таблицы, окаймленная серой рамкой, является выде­ленной (текущей), — на рис. 1 это ячейка A1.

Строка с ярлычками листов позволяетпереходить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги (т е. от одной электронной таблицы к другой).

Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо вы­делить её щелчком мыши или навести на неё курсорную рамку с помощью стрелок сразу же, не дожидаясь появления текстового курсора, ввести текст, число и т.д.

Можно выделить ячейку, а затем щелкнуть мышью на строке фор­мул:

Появляется мерцающий текстовый курсор, и можно набирать инфор­мацию, пользуясь основным стандар­том редактирования (клавиши курсора, {Backspace}, {Del}). Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в теку­щей ячейке.

Завершив ввод данных, их нужно зафиксировать в ячейке любым из трех способов:

1) нажав клавишу {Enter};

2) щелкнув на кнопке с галочкой;

3) щелкнув мышью на другой ячейке.

Для изменения уже введенных данных можно использовать те же способы: щелчок на строке формул или двойной щел­чок на ячейке. Можно нажать клавишу F2.

Для удаления данных в ячейке необходимо выделить эту ячейку и нажать клавишу «Delete». Можно вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Очистить содержимое».

Ширина столбца измеряется в символах. Например, ширина 8.5 означает, что в ячейку данного столбца можно ввести в среднем 8,5 символов стандартного шрифта (для пропорцио­нального шрифта точная оценка невозможна). Ширина столбца — от 0 до 255 символов.

Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409). 1 пункт – 1/75 дюйма (≈ 0.33 мм)

Для изменения размеров столбца (строки) в MS Excel предус­мотрены два способа:

1. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет форму черного крестика) и переместите границу влево или вправо, нажав и удерживая нажатой левую клавишу мыши. Чтобы изменить высоту строки, установите указатель мыши на ниж­нюю границу в заголовке строки (указатель примет форму черного крестика) и переместите границу вверх или вниз.
В поле имён при перемещении границы высвечивается теку­щая ширина столбца (высота строки) в соответствующих еди­ницах измерения (символах или пунктах).

2. Если вы хотите явно задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), выделите хотя бы одну ячейку в столбце или строке, затем выберите команду [Формат-Столбец-Ширина...] или[Формат-Строка-Высота...] и укажите в соответствующем диалоговом окне не­обходимое значение ширины (высоты).

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:

- число;

- формулу;

- текстовую (алфавитно-цифровую) информацию;

- дату.

Число. Если набрана некая последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки "+", «-»(в начале последовательности) или «,» (как разделитель целой и дробной части), эта последовательность считается числом. Примеры чисел:

-145,2

+4890,859

По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к пра­вой границе ячейки, при этом незначащие («хвостовые») нули в дробной части числа отбрасываются. Например, таким спо­собом вы не сможете ввести число 25,10 — оно превратится в 25,1. Тем не менее, вы можете выровнять число по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кно­пок выравнивания.

Большие и малые (по модулю) числа удобно записывать в экс­поненциальной форме, т. е. в виде условного сочетания ман­тиссы и порядка. Например, число 4890000 можно предста­вить как произведение 4.89*l0⁶ (4,89 — мантисса, 6 — поря­док) и записать так: 4,89Е+06.

Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной вами (или по умолчанию) ширины столбца (обычно это 8—12 символов). Слишком большие или слишком малые числа Excel автомати­чески представит в экспоненциальной форме (например, вмес­то 48900000 в ячейке может появиться 4.89Е+07, т. е. 4.89*10⁷).

Точность представления числа (количество знаков после запятой) можно регулировать с помощью кнопок «Увеличить (или уменьшить) разрядность» панели инстру­ментов «Форматирование».

Формула. Если набранная вами последовательность символов начинается со знака “=” (равно), Excel считает, что вы набрали формулу. В формулу могут входить данные разного типа, однако мы будем считать ее обычным арифметическим выражением, в которое можно записать только числа,адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.

Например, если вы ввели в ячейку ВЗ формулу =A2+C3*F7, значением этой ячейки будет число, которое равно произведе­нию чисел, записанных в СЗ и F7, сложенному с числом из ячейки А2.

Если на вкладкеВид окна команды[Сервис-Параметры...]установлен флажокФормулы (рис. 11.4), в ячейке на экране будет отображаться формула; если этот флажок снят, вместо формулы вы будете видеть результат вычислений по данной формуле.

Дата. Если в ячейку вводится число, цифры которого отделены друг от друга точкой, Excel считает, что введена дата: 11.99

Формат ячейки после этого меняется на дату, и если вы ошибочно поставили точку, его нужно изменить командой [Формат-Ячейки-Число].

Текст. Если набранная вами последовательность в представ­лении Excel не является ни числом, ни формулой, ни датой, она счита­ется текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например, последовательность –145,2 будет считаться числом, а -145,.2 или vl45.2 — текстом. Последовательность =А1+А2 — это формула, аА1+А2 — текст.

Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:

1) следующие ячейки в строке пусты, — тогда визуально текст накроет эти ячейки;

2) в следующих ячейках есть данные, — тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

При необходимости вы можете расположить текст в ячейке в несколько строк, нажав Alt-Enterперед новой строкой.

Ввод формул. Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши. Например, вместо того, чтобы «вруч­ную» набирать =С6+С7+..., можно сделать следующее:

- ввести «=»;

- щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);

- ввести «+»;

- щелкнуть наС7 и т. д.

Ввод функций. Вместо того, чтобы набирать функции вруч­ную, можно щелкнуть на кнопке со значком fx в панели инструментов «Стандартная», — на экране по­явится диалоговое окно Мастера функций. С его помощью можно ввести и отредактировать любую функцию.

Функция суммирования (СУММ) используется в электрон­ных таблицах очень часто, поэтому для нее в панели «Стандартная» предусмотрена специальная кнопка со значком S. Например, если выделить ячейку и щелкнуть на кнопке суммы, в строке формул и ячейке появится заготовка формулы, например: =CУMM(D6:D9). Вы можете отредактировать эту формулу (если она вас не устраивает) или зафиксировать результат (щелчком на кнопке с галочкой в строке формул). Если же дважды щелкнуть на кноп­ке S, результат сразу фиксируется в ячейке.

Копирование формул.Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически.

1. Выделите ячейку с формулой.

2. Установите указатель мыши на чер­ный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (ука­затель примет форму черного крестика).

3. Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вниз — так, чтобы смежные ячейки были выделены пунктир­ной рамкой.

4. Отпустите кнопку мыши.

Excel скопирует формулу в выделенные ячейки, причем адреса ячеек будут автоматически изменены.

Копировать формулу, записанную в выделенной ячейке, можно только по горизонтали или вертикали. При этом:

— при копировании влево (вправо) по горизонтали сме­щение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу.

— при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.

Этим же способом можно копировать в смежные ячейки числа и тексты.

Чтобы запретить программе Excel механически изменять адрес ячейки, достаточно перед номером столбца и номером строки записать символ «$», т. е. вместо относительного указать аб­солютный адрес (например, $F$10). Знак «$», указанный перед номером столбца, означает, что этот номер не будет из­меняться при операциях копирования формул, вставки и удаления строк и столбцов. Знак «$», указанный перед номе­ром строки, означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления строк и столбцов.