Системы электронного документооборота (СЭД)

СЭД – для организации движения документов, делопроизводства, обеспечения исполнительской дисциплины и управления.

Функции СЭД:

• регистрация и хранение электронного архива документов;

• оперативный доступ к документам и подготовка отчетов;

• планирование и контроль исполнения заданий и документов;

• маршрутизация, обработка, согласование документов и принятие решений.

Основные принципы электронного документооборота:

• электронный архив, когда документооборот ориентирован на эффективное хранение и поиск информации;

• средства workflow–потока работ. Позволяет организовать согласованное выполнение работ по этапам, например, меняя на местах перемещаемые по маршруту документы;

• использование средств управления, администрирования и ролевого принципа(распределения полномочий и функций)обработки информации. Сотрудники в рамках своих полномочий коллективно создают документы, назначают маршруты, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение;

• использование средств collaboration–совместной работыс документами – сервисы (например, корпоративные локальные почтовые серверы типа Zimbra Open Source) для публикации, обсуждения, поиска документов, организации виртуальных встреч. Это существенно снижает время на согласование документов и увеличивает скорость подписания. Все обсуждения происходят в режиме реального времени благодаря web-интерфейсу системы.

В СЭД могут включаться такие элементы, как планирование основной деятельности компании, учет финансово-хозяйственной деятельности, формирование документов бухгалтерской и финансовой отчетности, обслуживание различных информационных потоков и т.д.

СЭД могут интегрироваться с системами управления проектами и управления клиентами.

Наиболее известные СЭД – ЕВФРАТ, DocsVision, Directum, Босс-Референт, Дело, LanDocs, PayDocs, Optima workflow и др. Обзор СЭД можно посмотреть на портале www.edms.su, а также на сайтах www.docsvision.com, www.documentum.ru, www.evfrat.ru, www.directum.ru, www.boss-referent.ru, www.delo-soft.ru, www.landocs.ru, www.paydox.ru.

Распространяются СЭД, встроенные во внутрикорпоративные порталы (например, Microsoft SharePoint). В России примером инструмента построения таких интранет-порталов может служить система 1С-Битрикс: Корпоративный портал (www.1c-bitrix.ru).

Интранет-портал (корпоративный портал) – это внутрикорпоративный веб-сайт, ориентированный на использование только внутри одной компании. Все сотрудники компании получают логин и пароль для доступа. Пароли периодически меняются. Лица, которые не работают в компании, не могут зайти на Интранет и прочитать информацию. Сайтов может быть несколько (например, у каждого отдела свой), и эти сайты могут представлять собой серьезные вэб-приложения, интегрирующие IT-инфраструктуру компании.