Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел. Формирование дела осуществляется в рамках отчетного периода (как правило, это год), т. е. происходит накапливание в делах исполненных первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета. Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Оформление дела — это определяемая установленными правилами процедура заведения дела и процедура подготовки дела к длительному хранению в архиве. В архив организации документы сдаются в составе полно оформленных дел.

Процедура заведения дела (в Инструкции №4 она называется «частичное оформление дела») предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- год, в котором заводится дело;

- срок хранения дела.

Контроль за правильным формированием и оформлением дел в организации осуществляется службой ДОУ (секретариатом руководителя) и ответственными за документооборот по подразделениям. Основная функция службы ДОУ – обеспечить регистрацию всех важных документов в организации, что потом позволит собрать их в номенклатуру дел.

Регистрация документа – это кодировка и запись учетных данных о документе в регистрационной форме. В ходе регистрации документу присваивается регистрационный индекс, фиксирующий факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки, в том числе и электронных.

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих.

При этом проверяются правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Бухгалтерские документы в деле систематизируются в хронологическом порядке — по датам, месяцам, нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Дела организации подлежат оформлению в два этапа: первый — при их заведении, второй — по завершении календарного года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно: подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помешенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Правила формирования дел в бухгалтерии:

• помещать в дело только исполненные документы;

• помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• помещать приложения вместе с основными документами;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие возврату;

• дело должно содержать не более 300 листов (3-4 см).

• документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

• лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования, под ответственностью руководителя подразделения или лица ответственного за ДОУ по подразделению.

Ответственное лицо обязано:

• обеспечить оптимальные условия хранения документов, в том числе, оптимальную температуру и влажность хранения;

• размещение документов в защищенном хранилище (архиве подразделения);

• соблюдение порядка выдачи дел из хранилища или архива;

• учет документов, проверку их наличия и состояния;

• соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.