Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых для хранения в них документов, с указанием сроков их хранения. Дело – это совокупность документов, объединенных по какому-либо признаку. При бумажной технологии учета дело выглядит как папка с подшитыми в неё документами (или как несколько папок-томов, если документов-листов в деле более 300). В компьютерной бухгалтерии дела существуют в форме электронных массивов и баз данных.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации. Во-первых, она необходима для быстрого поиска документов. Документы по делам и в делах систематизируются по удобным для поиска принципам: вопросно-логическому, хронологическому, алфавитному, нумерационному и др. Также в делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, установления сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В бухгалтерии организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, номенклатура дел пересматривается с учетом происходящих изменений в документообороте и обновленная номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел и формирование самих дел регламентируется Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции РБ №4 от 19.01.2009г., а также постановлением Министерства юстиции РБ "О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (№323-З)".

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Организует эту работу служба документального обеспечения управления (ДОУ), это, как правило, секретариат руководителя и ответственные за документооборот по подразделениям.

Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, при этом каждое структурное подразделение получает свой код, который потом используется в индексах дел как номер раздела. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Сводная номенклатура дел оформляется в нескольких экземплярах. Согласно Инструкции №4, первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в вышестоящую организацию для рассмотрения центральной экспертной комиссией (ЦЭК).

При составлении номенклатуры дел используются устав организации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации за прошлые периоды.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также дела по личному составу, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Например, нумерация разделов сводной номенклатуры дел при структурном подходе может быть такой:

1 – Служба ДОУ (Канцелярия или Общий отдел);

2 – Отдел кадров;

3 – Экономический отдел;

4 – Финансовый отдел;

5 – Инженерно-производственный отдел;

6 – Бухгалтерия

и т.д.

Номенклатура дел, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

1 – Руководство;

2 – Кадры;

3 – Планирование;

4 – Финансирование;

5 – Организация производственной деятельности;

6 – Учет и отчетность;

и т.д.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.

Номенклатура дел представляет собой таблицу из 5 граф:

- Индекс дела;

- Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);

- Количество дел (томов, частей);

- Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;

- Примечание.

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) организации, присвоенного службой ДОУ, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела.

Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется серийная цифровая индексация.

Во второй графе указываются заголовки разделов и дел. Например, для делопроизводства бухгалтерии заголовки могут быть такие:

06. Бухгалтерия:

06-001. Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих органов;

06-002. Копии приказов руководителя организации по основной деятельности;

06-003. Копии приказов руководителя организации по личному составу;

06-004. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

06-005. Штатное расписание;

06-006. Годовой бухгалтерский отчет;

06-007.Квартальные и месячные отчеты, представляемые инспекции Министерства по налогам и сборам, Фонду социальной защиты населения, внебюджетным фондам, органам статистики;

06-008. Договоры, контракты, соглашения;

06-009. Акты документальных проверок финансово-хозяйственной деятельности;

06-010. Отчеты кассира с приложениями;

06-011. Выписки банка с приложениями;

06-012. Авансовые отчеты;

06-013. Путевые листы;

06-014. Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;

06-015. Журнал-ордер № 1 (Журнал формы К-1);

06-016. Журнал-ордер № 2 (Журнал формы К-1а)

и т.д.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения документов, определяемые согласно законодательства, и даются ссылки на соответствующие положения нормативных документов.

Как правило, используется Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста № 140 от 24.05.2012г. Снижение сроков, установленных Перечнем, запрещается.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, и т. п.

По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по разделам.